Warimpex Finanz- und Beteiligungs Aktiengesellschaft

FN 78485w mit dem Sitz in Wien

(„Gesellschaft“)

Einladung

zu der am Montag, den 5. Oktober 2020 um 10:00 Uhr

in 1210 Wien, „floridotower“, Floridsdorfer Hauptstraße 1, 30. Stock,

stattfindenden

34. ordentlichen Hauptversammlung

Die Gesellschaft hat die ursprünglich für den 20. Mai 2020 geplante ordentliche Hauptversammlung im April 2020 aufgrund behördlicher Vorgaben und Empfehlungen von Experten zur Eindämmung der Verbreitung der COVID-19 Pandemie verschoben.

In Anbetracht der positiven Entwicklung in Österreich im Zusammenhang mit der COVID-19 Pandemie hat der Vorstand der Gesellschaft nunmehr entschieden, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Warimpex Finanz- und Beteiligungs Aktiengesellschaft als Präsenz-Hauptversammlung abzuhalten.

Die oberste Prämisse für die Gesellschaft ist dabei selbstverständlich weiterhin der Schutz der Gesundheit aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer, insbesondere der Aktionärinnen und Aktionäre. Wir bitten Sie deshalb um Verständnis, dass zur Minimierung des Verbreitungsrisikos von COVID-19 entsprechende Präventions- und Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Um Ansammlungen mehrerer Personen bestmöglich zu vermeiden und Abstandsregeln im Sinne von rechtlichen Vorgaben einhalten zu können, wird aus diesem Grund etwa auf das traditionelle Buffet im Anschluss an die Hauptversammlung verzichtet. Um ein potenzielles Ansteckungsrisiko zu minimieren, werden organisatorische, insbesondere räumliche und hygienische Maßnahmen getroffen. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer der 34. ordentlichen Hauptversammlung gebeten werden, einen Mund-Nasenschutz mitzuführen und zu nutzen.

All diese Maßnahmen dienen dem Schutz der Gesundheit aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Wir leisten in dieser herausfordernden Situation gemeinsam mit Ihnen, unseren geschätzten Aktionärinnen und Aktionären, einen wichtigen Beitrag im Sinne der gesellschaftlichen Verantwortung.

Wenngleich die Gesellschaft stets einen direkten und intensiven Dialog mit ihren Aktionärinnen und Aktionären sucht, empfiehlt die Gesellschaft aufgrund der COVID-19 Pandemie, von der Möglichkeit der Bevollmächtigung des unabhängigen Stimmrechtsvertreters Florian Beckermann (Vertreter vom Interessensverband der Anleger, IVA) Gebrauch zu machen.

Die Gesellschaft behält sich vor, situationsbedingt weitere zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Gesundheit aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie zur Minimierung des Verbreitungsrisikos von COVID-19 zu treffen und die Hauptversammlung bei Veränderung der derzeitigen Situation etwaig auch kurzfristig abzusagen und neu anzuberaumen.

Tagesordnung

  • 1.  Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht, gesondertem (konsolidiertem) nichtfinanziellen Bericht und Corporate Governance-Bericht zum 31.12.2019 sowie des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht zum 31.12.2019 sowie des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2019.
  • 2.  Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzergebnisses.
  • 3.  Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019.
  • 4.  Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019.
  • 5.  Beschlussfassung über die Festsetzung einer Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019.
  • 6.  Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020.
  • 7.  Beschlussfassung über die Vergütungspolitik.

Unterlagen:

Die folgenden Unterlagen liegen am Sitz der Gesellschaft („floridotower“, Floridsdorfer Hauptstraße 1, 1210 Wien) zur Einsicht der Aktionäre auf:

• Jahresabschluss samt Lagebericht,

• Gesonderter (konsolidierter) nichtfinanzieller Bericht nach § 243b UGB,

• Corporate Governance-Bericht nach § 243c UGB,

• Konzernabschluss samt Konzernlagebericht,

• Vorschlag für die Verwendung des im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzergebnisses,

• Bericht des Aufsichtsrats,

jeweils für das Geschäftsjahr 2019, sowie

• Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2. bis 7.,

• Transparenzangaben gemäß § 270 Abs 1a UGB zu Tagesordnungspunkt 6.,

• Vergütungspolitik,

• Formular für die Erteilung einer Vollmacht,

• Formular für den Widerruf einer Vollmacht,

• Formular für die Erteilung einer Vollmacht an einen Vertreter des IVA,

• Formular für den Widerruf einer Vollmacht an einen Vertreter des IVA,

• vollständiger Text dieser Einberufung,

• weitergehende Informationen über die Aktionärsrechte gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG.

Die oben genannten Unterlagen liegen spätestens ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung, somit spätestens ab 14.09.2020, am Sitz der Gesellschaft auf und sind ab diesem Tag auch auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com), Subseite Investor Relations, Subseite Hauptversammlung zugänglich. Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung aufliegen.

Hinweis gemäß § 106 Z 5 AktG:

Gemäß § 109 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen, schriftlich verlangen, dass Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Antragsteller müssen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sein. Dieses Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am 14.09.2020 zugehen. Diese Verlangen können der Gesellschaft in Schriftform an ihren Sitz in „floridotower“, Floridsdorfer Hauptstraße 1, 1210 Wien, zu Handen Herrn Dr. Daniel Folian übermittelt werden. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die nachfolgenden Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Gemäß § 110 AktG können Aktionäre der Gesellschaft, deren Anteile zusammen zumindest 1 % des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform (schriftlich, Unterschrift ist nicht erforderlich) Vorschläge zur Beschlussfassung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com), Subseite Investor Relations, Subseite Hauptversammlung, zugänglich gemacht werden. Dieses Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am siebenten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am 24.09.2020, zugehen.

Diese Verlangen können der Gesellschaft in Textform an ihren Sitz in „floridotower“, Floridsdorfer Hauptstraße 1, 1210 Wien, zu Handen Herrn Dr. Daniel Folian, elektronisch (an die E-Mail-Adresse daniel.folian@warimpex.com oder per Telefax an +43 (0)1 310 55 00 122) übermittelt werden. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die nachfolgenden Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Gemäß § 118 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist.

Aktionärsrechte, die an die Innehabung von Aktien während eines bestimmten Zeitraums geknüpft sind, können nur ausgeübt werden, wenn der entsprechende Nachweis der Aktionärseigenschaft im jeweils relevanten Zeitraum durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachgewiesen wird.

Weitergehende Informationen zu diesen Aktionärsrechten gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sowie zu den Zeitpunkten, bis zu denen diese ausgeübt werden können, sind auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com), Subseite Investor Relations, Subseite Hauptversammlung ab sofort zugänglich.

Teilnahmeberechtigung, Depotbestätigung, Nachweisstichtag und Vertretung:

Zur Teilnahme an dieser Hauptversammlung sind nur jene Aktionäre berechtigt, die am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag) Aktionäre waren. Nachweisstichtag ist der 25.09.2020 .

Der Nachweis der Aktionärseigenschaft am Nachweisstichtag bei depotverwahrten Inhaberaktien gegenüber der Gesellschaft zur Ausübung ihrer Rechte erfolgt durch die Vorlage einer Bestätigung des Anteilsbesitzes, die vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt wurde (Depotbestätigung). Die Depotbestätigung muss der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin am 30.09.2020, i) per Post an der Adresse der Gesellschaft „floridotower“, Floridsdorfer Hauptstraße 1, 1210 Wien, zu Handen Herrn Dr. Daniel Folian, oder ii) per E-Mail elektronisch an die E-Mail-Adresse daniel.folian@warimpex.com oder iii) per Telefax an +43 (0)1 310 55 00 122 oder per SWIFT mt 599 an WOODCZPPXXX zugehen. Die Depotbestätigung hat mindestens die in § 10a AktG vorgesehenen Angaben zu enthalten, und zwar:

• Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code,

• Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,

• Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000827209,

• Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

• Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag, den 25.09.2020 , beziehen.

Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Depotbestätigungen werden in deutscher und auch in englischer Sprache entgegen genommen.

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Haupt­versammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum Vertreter zu bestellen. Die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats darf das Stimmrecht als Bevollmächtigter nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat. Zur Vollmachtserteilung ist zwingend das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte Formular zu verwenden, das auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com), Subseite Investor Relations, Subseite Hauptversammlung, abrufbar ist und auch eine Beschränkung der Bevollmächtigung zulässt, sofern die Bevollmächtigung nicht an ein depotführendes Kreditinstitut erteilt wurde und die für Depotbestätigungen geltenden Vorschriften eingehalten wurden.

Ausgefüllte Vollmachtsformulare sind an die Gesellschaft entweder elektronisch (an die E-Mail-Adresse daniel.folian@warimpex.com) oder per Telefax (an die Telefaxnummer +43 (0)1 310 55 00 122) zu übermitteln oder zur Hauptversammlung mitzubringen.

Als besonderer Service steht den Aktionären ein Vertreter vom Interessenverband für Anleger, IVA, Feldmühlgasse 22, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung; hiefür ist auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com), Subseite Investor Relations, Subseite Hauptversammlung ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Florian Beckermann vom IVA unter Tel. +43 1 8763343–30, Fax +43 1 8763343–39 oder E-Mail florian.beckermann@iva.or.at.

Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf einer Vollmacht.

Information zum Datenschutz der Aktionäre

Die Warimpex Finanz- und Beteiligungs Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes , um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO, insbesondere in Verbindung mit den unten genannten aktienrechtlichen Bestimmungen.

Für die Verarbeitung ist die Warimpex Finanz- und Beteiligungs Aktiengesellschaft der Verantwortliche . Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen , wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Kreditinstituten und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sofern diese als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten sie die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung persönlich teil, können alle anwesenden Aktionäre oder deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (ua Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).

Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Jeder Aktionär hat nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse daniel.folian@warimpex.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Warimpex Finanz- und Beteiligungs

Aktiengesellschaft

Zu Handen Herrn Dr. Daniel Folian

Floridsdorfer Hauptstraße 1

1210 Wien

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu; dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Gesellschaft (www.warimpex.com) unter dem Punkt „Datenschutz“ zu finden.

Aktien und Stimmrechte:

Gemäß § 106 Z 9 AktG geben wir bekannt, dass das Grundkapital der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung, am 02.09.2020, EUR 54.000.000 beträgt und in 54.000.000 auf Inhaber lautende Stückaktien unterteilt ist. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Unter Berücksichtigung der 1.939.280 eigenen Aktien, für die das Stimmrecht gemäß §§ 65 Abs. 5 AktG nicht ausgeübt werden kann, bestehen somit am 02.09.2020 insgesamt 52.060.720 Stimmrechte.

Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung schriftlich an den Vorstand gestellt werden.

Zutritt zur Hauptversammlung

Beim Zutritt zur Hauptversammlung müssen Sie Ihre Identität nachweisen können. Bitte bringen Sie dafür einen amtlichen Lichtbildausweis mit. Wenn Sie als Bevollmächtigter zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht schon an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht mit dabei haben. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden. Einlass zur Behebung der Stimmkarten erfolgt ab 9:00 Uhr.

Bitte beachten Sie, dass sich die Gesellschaft aufgrund der zum Zeitpunkt der Hauptversammlung vorherrschenden Situation vorbehalten muss, zusätzliche Zutrittsbeschränkungen in Kraft zu setzen.

Wien, im September 2020 517558

Der Vorstand