Amtswissen auf der Waagschale

Wien. Spricht man über die öffentliche Verwaltung, sind die negativen Assoziationen nicht weit: Von überfrachteten Amtsstuben ist die Rede, von Dienstpostenbeschaffung und Verschwendung der Steuergelder. Themen wie Kinderbetreuung, Sicherheit oder Lebensqualität in einer Stadt gelten als Selbstverständlichkeit. Dass dahinter Mitarbeiter und viel Wissen stecken, geht dabei unter. Ein "Imageproblem", das nun über die Erstellung einer Wissensbilanz zu lösen versucht wird.

Der auf Anhieb schwammig klingende Begriff soll genau das Gegenteil bewirken: Transparenz. "Wir wollen der Bevölkerung den Mehrwert einer öffentlichen Institution aufzeigen. All das Wissen und die Beziehungen, über die die Mitarbeiter verfügen, darstellen sowie deren Leistungen, die das Gemeinwohl verbessern", sagt Thomas Prorok, stellvertretender Geschäftsführer des KDZ, dem Zentrum für Verwaltungsforschung.

Für seine Wissensbilanz, die das KDZ erstmals 2010 erstellt hat, wurden über Monate in Workshops Informationen über Berufserfahrung, Aus- und Weiterbildung sowie die Netzwerke der rund 50 Mitarbeiter zusammengetragen und ausgewertet. Darüber hinaus hat man Strategie und Leitbild unter die Lupe genommen sowie die Leistungen der Organisation definiert. Gemeinsam mit externen Beratern wurden die Ergebnisse mit den formulierten Zielen verglichen. "Für uns intern ist die Wissensbilanz ein strategisches Managementinstrument, das der besseren Steuerung dient", betont KDZ-Geschäftsführer Peter Biwald. Denn aus der Wissensbilanz lässt sich der Weiterbildungs- und Weiterentwicklungsbedarf eines Betriebes ablesen.

"Wenn sich etwa ein Ministerium das Ziel setzt, für 90 Prozent der 3- bis 5-Jährigen eine Betreuung anzubieten, kann anhand der Wissensbilanz herausgefunden werden, welche Schritte dafür notwendig sind", so Prorok.

Offenes Betriebsklima

Ursprünglich kommt das Verfahren aus der Privatwirtschaft. Seit einigen Jahren gibt es erste Gehversuche in der öffentlichen Verwaltung: Neben dem KDZ führen die Nationalbank, das Verteidigungsministerium, der Rechnungshof, das Wissenschaftsministerium und bald auch das Finanzministerium eine solche Bilanz - in Form eines mehrseitigen Schriftstücks.

Der Grund, warum nicht auch Gemeinden, Stadtverwaltungen oder andere Ämter folgen? "Für die Bilanz-Erstellung sind eine offene Unternehmenskultur und niedrige Hierarchieebenen Voraussetzung", betont Prorok. Speziell in Ministerien müsse auch darauf geachtet werden, dass nicht nur Gesetze für die Strategie herbeigezogen werden. Auch für die Organisation selbst sei zu überlegen, wohin die Reise in den nächsten fünf Jahren gehen soll.