Der Sepa-Countdown läuft

Wien. Die Zeit wird knapp: Mit 1. Februar 2014 müssen die nationalen Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr - dazu zählen Überweisungen mit Kontonummer und Bankleitzahl, das elektronische Lastschriftverfahren und das hierzulande beliebte Einzugsermächtigungsverfahren - durch sogenannte Sepa-Instrumente ersetzt werden. Ab dann geht bei Überweisungen ohne IBAN und BIC gar nichts mehr. Doch das ist längst nicht alles.

Sepa (Single Euro Payments Area) steht für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum und zielt auf eine Nutzung standardisierter Verfahren ab, wodurch künftig Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen in den Sepa-Teilnehmerländern - das sind neben den 28 EU-Mitgliedsländern auch Liechtenstein, Norwegen, Island, die Schweiz und Monaco - schneller, einfacher und sicherer abgewickelt werden können.

Wer die Umstellung versäumt, riskiert Kosten

Für heimische Unternehmen ist es daher allerhöchste Zeit, die Integration von Sepa in ihre Abläufe und Systeme in Angriff zu nehmen. Denn: Wer am 1. Februar 2014 nicht fit für Sepa ist, muss mit teuren Konsequenzen rechnen. "Wer nicht rechtzeitig fertig wird, kann im Worst Case weder Lastschriften einlösen noch selbst Auszahlungen tätigen", warnt Agatha Kwasniewski, Head of Finance Effectiveness des Unternehmensberaters PricewaterhouseCoopers (PwC) Österreich. "Damit drohen hohe Cash-Flow-Risiken und zusätzliche Kosten durch Verzugszinsen."

Vor allem Kleinbetriebe und Ein-Personen-Unternehmen (EPU) haben sich hierzulande noch nicht ausreichend mit dem Thema auseinandergesetzt. Aber auch bei vielen europäischen Großunternehmen hapert es mit der Umsetzung gewaltig. Das belegt die PwC-Umfrage "Sepa Readiness Thermometer August 2013" unter 150 europäischen Firmen. Demnach läuft ein Drittel der Unternehmen Gefahr, die Umstellung nicht bis zum Stichtag zu schaffen.

"Ein Viertel der Befragten hat mit der Umstellung noch nicht einmal begonnen. Und: 46 Prozent der Unternehmen haben keinen Plan B für den Fall einer verzögerten oder unvollständigen Sepa-Einführung", zieht Thomas Schräder, Experte für den Bereich Treasury bei PwC Deutschland, eine beunruhigende Bilanz.

Eine Umfrage des Softwareunternehmens Haufe, die im August und September 2013 in Deutschland durchgeführt wurde, bestätigt den dringenden Handlungsbedarf. Auf die Frage "Wie weit ist Ihr Unternehmen bei der Umsetzung von Sepa?" gaben nur 19 Prozent der Befragten an, diese sei bereits abgeschlossen, während 17 Prozent noch immer keine Gläubiger-Identifikationsnummern beantragt haben, obwohl diese für die Nutzung der Sepa-Lastschriften unentbehrlich sind. "Dabei ist gerade für jene Unternehmen, bei denen der Lastschrifteinzug eine große Rolle spielt, zum Beispiel für Online-Händler, das Risiko besonders hoch", warnt Schräder.

Der Grund: Nach den Sepa-Regeln darf eine Lastschrift nur noch dann eingelöst werden, wenn der Kunde dies zuvor schriftlich genehmigt, also "mandatiert" hat. Fehlt ein gültiges Mandat, können Kunden eine Lastschrift noch bis zu 13 Monate später rückgängig machen.

IBAN und BIC von Kunden und Lieferanten einholen

Dazu kommt, dass die Sepa-Umstellung unternehmensintern eine Vielzahl von Bereichen tangiert - das reicht von der IT-Abteilung bis zur Buchhaltung. Diese Komplexität werde von den Befragten jedoch unterschätzt, heißt es dazu bei PwC. Die Experten raten daher:

dringend einen Zeitpunkt für die Sepa-Umsetzung vorzusehen und eventuell ein Projektteam einzusetzen;

ab sofort auf allen Geschäftsunterlagen IBAN und BIC-Nummern anzugeben und diese auch von Kunden und Lieferanten einzuholen;

Vereinbarungen für Sepa-Lastschriftverfahren abzuschließen;

die bestehenden Systeme im Zahlungsverkehr auf Sepa-Tauglichkeit zu prüfen.

"Unternehmen, denen die Zeit für die Sepa-Umstellung davonläuft, sollten sich auf einen Plan B vorbereiten", rät Schräder. "An erster Stelle steht die Fokussierung auf das Minimalziel, nämlich die Sicherstellung der technischen Zahlungsfähigkeit." Sein Rat: "Dazu kann auch die Beauftragung eines Service Providers sinnvoll sein, der als Bindeglied zwischen Unternehmen und Bank fungiert und die Konvertierung der Zahlungsinformationen übernimmt, bis die Systeme und Prozesse des Unternehmens Sepa-kompatibel sind."