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Über das Leben in einem nicht mehr so fremden Land
9 Minheute
Ein guter Einstieg bestimmt oft den Verlauf des ganzen Arbeitstages. Das Wichtigste zuerst und in Ruhe, die E-Mails danach - und ein machbares Arbeitspensum anvisieren, rät ein Personalentwickler.
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Der Arbeitstag hat soeben begonnen, man sitzt mit der ersten Schale Kaffee am Schreibtisch. Es wartet eine Menge Arbeit, darunter eine Latte ungelesener E-Mails, und ein Kollege will "nur auf einen Sprung" ins Zimmer kommen. Womit fängt man am besten an?
"Nützen Sie die erste Arbeits-Stunde für Ihre wichtigste Tagesaufgabe", rät Jörg Gläser, Berater bei der Wiener Gesellschaft für Personalentwicklung (GfP). "Ihre Kollegen und Kunden wissen ohnehin, dass Sie noch länger erreichbar sind."
Erst dann kommen die E-Mails an die Reihe. Die wenigsten sind so dringend, dass sie sofort abgearbeitet werden müssen. Wenn man öfters kurzfristige Termine oder Arbeitsaufträge darunter hat, meldet man den Absendern am besten, dass man bereits am Abend vorher informiert werden will. Meistens sind diese Termine und Aufgaben rechtzeitig bekannt, werden aber aus Gedankenlosigkeit zu spät weitergegeben.
In jedem Fall zahlt es sich aus, die elektronische Post zu strukturieren. Themenbezogene Ordner eignen sich zwar gut zum Archivieren, lassen uns aber leicht den Überblick über offene Aufgaben verlieren.
Eine nach Datum organisierte Wiedervorlage ist daher meistens die bessere Lösung. Also beispielsweise ein Ordner für jeden Wochentag und für jeden Monat. Wenn ein eingegangenes Mail zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden muss, so wird es in den Ordner verschoben, der dem Bearbeitungsdatum entspricht. Sollte etwas offen geblieben sein, wird es automatisch auf den nächsten Tag verschoben. Hilfreich ist es auch, das Mail gleich mit einem "to do" zu verbinden.
Der größte Fehler bei der Arbeitseinteilung ist mangelndes Zeitgefühl. Gläser: "Die meisten Menschen nehmen sich zu viel vor." Wird etwa vom angestrebten Pensum nur ein Drittel erledigt, so geht man mit dem Gefühl nach Hause, viel zu wenig geleistet zu haben. "Diesen Frust hat man sich selbst organisiert", weiß der Experte.
Ein wichtiger Tipp am Schluss: "Reden Sie mehr miteinander. Dies ist interessanter und geht meistens schneller als Mails von Ihnen zum Kollegen."
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