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Digitale Versammlungen: Vom Provisorium zur Dauerlösung?

Von Johannes Metzler und Philip Rosenauer

Recht

Um Rechtsunsicherheiten vorzubeugen, ist der Vorbereitungsaufwand mitunter enorm.


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Die Corona-Pandemie brachte im Gesellschaftsrecht einen massiven Digitalisierungsschub, der sich auch auf Mechanismen der Willensbildung niederschlug. Inzwischen wurde die neu geschaffene Möglichkeit, sämtliche Versammlungen von Gesellschaftern und Organen virtuell abzuhalten, kurzerhand bis Ende 2021 verlängert. Der Gesetzgeber hat insofern auf die Bedürfnisse der Unternehmen reagiert. Ob virtuelle Versammlungen jedoch zur Dauereinrichtung werden, steht aktuell noch nicht fest und ist Gegenstand laufender rechtspolitischer Diskussionen.

Gesellschaftsrecht-Revolution

Mit der jüngsten Novelle hat der Gesetzgeber die Möglichkeit, Versammlungen von Gesellschaftern oder Organmitgliedern auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchzuführen, vorerst bis zum 31. Dezember 2021 verlängert. Bei diesen virtuellen Versammlungen handelt es sich um eine Art der Videokonferenz, bei der Teilnehmer nicht physisch anwesend sind, sich aber dennoch alle zu Wort melden und ihre Stimme abgeben können.

Diese Form der Willensbildung empfiehlt sich insbesondere bei einem überschaubaren Teilnehmerkreis, etwa bei Aufsichtsratssitzungen einer AG oder Generalversammlungen einer GmbH. Bei einem größeren Teilnehmerkreis, zum Beispiel bei Hauptversammlungen, stößt sie jedoch auf organisatorische Hürden bei der praktischen Abwicklung. Um drohenden Rechtsunsicherheiten vorzubeugen, kann eine virtuelle Versammlung einen erheblichen Vorbereitungsaufwand mit sich bringen.

Die Entscheidung, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattfinden soll, liegt bei jenem Organ, das die betreffende Versammlung einberuft. Das sind bei der Haupt- oder Generalversammlung im Regelfall die Geschäftsleiter. Ob die Versammlung virtuell oder physisch abgehalten wird, unterliegt aber nur in eingeschränktem Umfang der Disposition des einberufenden Organs, da dieses neben den Interessen der Gesellschaft auch immer die Interessen der einzelnen Teilnehmer angemessen berücksichtigen muss.

Strikte rechtliche Spielregeln

Um sicherzustellen, dass die digitale Revolution im Gesellschaftsrecht nicht ausgebremst wird und Rechtssicherheit bei der organschaftlichen Willensbildung sichergestellt ist, muss im Rahmen der jeweils eingesetzten Kommunikationswege eine möglichst hohe und mit Präsensversammlungen vergleichbare Qualität der Willensbildung gewährleistet sein. Vor allem bei virtuellen Generalversammlungen ist daher wichtig, dass alle Gesellschafter die gleichen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Gesellschafterrechte haben, also ihr Stimm-, Antrags-, Frage- und Widerspruchsrecht auch tatsächlich ausüben können.

Digitale Versammlungen unterliegen folglich strikten rechtlichen Spielregeln, deren Beachtung im Streitfall entscheidende Bedeutung zukommt: Bereits in der Einberufung muss detailliert ausgeführt werden, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für eine Teilnahme an der Versammlung bestehen. Informiert werden muss etwa über die konkreten Zugangs- und Anmeldevoraussetzungen, Einwahldaten sowie Art und Weise der Stimmrechtsausübung und der erforderlichen technischen Ausrüstung. Für die Teilnahme an sich braucht es grundsätzlich eine akustische und optische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit (Sicht- und Hörbarkeit der Teilnehmer). Maximal die Hälfte der zugeschalteten Teilnehmer darf sich laut Gesetzgeber über eine rein akustische Verbindung, etwa per Telefon, zuschalten. Die gute Nachricht: Die meisten Videokonferenz-Systeme internationaler Anbieter als auch von österreichischen Unternehmen, die als Cloud oder sogar als On-Premise-Lösung angeboten werden, erfüllen die Voraussetzungen.

Die Stimmrechtsausübung kann persönlich oder von einem bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter durch akustische oder optische Zeichen ausgeübt werden. Sollten Zweifel an der Identität eines Teilnehmers bestehen, sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen etwa durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten. Beschlussfassungen einer virtuellen Versammlung werden im Streitfall erwartungsgemäß einer genauen Evaluierung unterzogen. An einer fundierten Prüfung der gesetzlichen Regelungen bei der Vorbereitung der Einberufung und Durchführung von virtuellen Versammlungen führt folglich in der gelebten Praxis kein Weg vorbei, um Schadenersatzansprüche gegen die Gesellschaft sowie eine Beschlussanfechtung zu vermeiden.

Verunsicherung zum Teil groß

Die sichere Durchführung der virtuellen Versammlungen ist in der Praxis oftmals schwierig, und es bestehen nach wie vor etliche Problemfelder, die teilweise für große Verunsicherung sorgen. Schwierigkeiten können etwa bereits die Sicherstellung einer geheimen Abstimmung, der Bedarf nach lebhafter Interaktion und Debatte, der sich bereits aus der Natur mancher Beschlussgegenstände ergibt, oder auch die Einhaltung des Datenschutzes bereiten.

Der Gesetzgeber überlegt derzeit, virtuelle Versammlungen dauerhaft und nicht nur für einen befristeten Zeitraum infolge der Einschränkungen durch Covid-19 neben physischen Zusammentreffen zu ermöglichen. Ob digitale Versammlungen zur Dauerlösung werden, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt aber noch nicht abschließend beantworten. Angesichts zahlreicher damit verbundener Erleichterungen bleibt allerdings zu hoffen, dass die positive Resonanz aus der Praxis aufgegriffen wird und die virtuelle Abhaltung von Versammlungen dauerhaft bestehen bleibt. Zuvor müssen aber noch bestehende Problemfelder im Zuge eines rechtspolitischen Diskurses aufgearbeitet und so weit als möglich entschärft werden.

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