E-Rechnung: Gefahr für den Vorsteuerabzug

Obwohl es die Verpflichtung, elektronische Rechnungen digital zu signieren, in Österreich bereits seit 2003 gibt, ist die Unkenntnis der heimischen Unternehmen alarmierend: Mehr als 70 Prozent wissen nichts von dem Erfordernis der digitalen Signatur (E-Signatur). Das ergab eine aktuelle Erhebung des E-Centers der Wirtschaftskammer Österreich (WKO).

Rechnungen werden unsigniert ausgedruckt

"Die meisten Unternehmen drucken Rechnungen, die sie per E-Mail erhalten, einfach im PDF-Format aus und legen sie ab", weiß Gerhard Laga vom E-Center. Weisen die elektronischen Rechnungen - wie es oft der Fall ist - keine digitale Signatur auf, kann der Unternehmer jedoch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Nur durch die E-Signatur soll die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet sein.

Für Laga gibt es hier noch viel Aufklärungsbedarf. "Wir möchten eine intensive Informationskampagne starten", meint er.

Der Vorteil von elektronischen Rechnungen liege auf der Hand: Durch die Ablösung der Papierrechnung durch einen elektronischen Prozess zwischen Kunde und Konto erspart man sich einerseits enorme Kosten. Während laut WKO eine "normale" Rechnung auf vier bis neun Euro kommt, kostet sie auf elektronischem Weg nur zwischen 56 und 78 Cent. Auch der Verwaltungsaufwand sinkt. Durch eine elektronische Versendemaske können Tippfehler oder die Eingabe falscher Rechnungsdaten verhindert werden.

Voraussetzungen für elektronische Rechnung

Voraussetzung für eine elektronische Rechnung ist, dass der Empfänger dieser Rechnungsform zustimmt. Die Zustimmung bedarf jedoch keiner bestimmten Form. Es reicht aus, wenn die elektronische Rechnungsübermittlung tatsächlich praktiziert wird.

Außerdem muss eine elektronische Rechnung mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur versehen sein. "Nur fortgeschrittene oder sichere Signaturen berechtigen den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug", betont Laga. Welche Signatur sicher ist und welche nicht, entscheidet eine Aufsichtsstelle.

Die Signatur erhält man über Zertifizierungsanbieter, die sogenannte Signaturzertifikate anbieten. Sie kann einfach auf einer Bankomatkarte oder E-Card aktiviert werden. Die Karte kann dann verwendet werden, um eine digitale Unterschrift zu leisten. Die Aktivierung inklusive eines Kartenlesegeräts kostet laut Laga für das erste Jahr 50 Euro. In den Folgejahren zahlt man jährlich 13 Euro.

Neben der digitalen Signatur müssen auch alle sonstigen gesetzlichen Merkmale einer Rechnung erfüllt sein, damit die elektronische Rechnung vorsteuerabzugsfähig ist. Solche Merkmale, die im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind, sind beispielsweise die Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungserbringers sowie des Empfängers, Angaben über die Leistung oder das Ausstellungsdatum. Die Aufbewahrungspflicht für elektronisch übermittelte Rechnungen beträgt - so wie bei Rechnungen in Papierform - sieben Jahre. Dabei beseitigt der Ausdruck auf Papier nicht die Verpflichtung, die elektronischen Daten aufzubewahren. Diese müssen - beispielsweise auf einer CD oder DVD - gesichert werden.

Ausnahme für Fax bis Jahresende

Eine Ausnahme von der Signaturpflicht besteht derzeit noch für Rechnungen, die mittels Telefax übermittelt werden. Bis Ende 2007 berechtigen diese auch dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie unsigniert sind. Ab dem nächsten Jahr ist jedoch auch für Faxrechnungen eine digitale Signatur erforderlich.

Für den Steuerberater Erich Wolf sind die Vorschriften über den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen "voller Widersprüche". "Bei physischen Rechnungen ist die Unterschrift schließlich auch kein Rechnungskriterium", erklärt er. Auch Laga gibt zu, dass zwei unterschiedliche Wege bei den physischen und den elektronischen Rechnungen gegangen werden. Er vermutet, dass man mit den Vorschriften über die E-Signatur der Angst vor dem Internet und etwaigen Missbräuchen zuvorkommen wollte.

Vom Finanzamt erhofft sich Laga ein "kulantes Vorgehen" zumindest in naher Zukunft. Sonst müsste ein Gros der Rechnungen beim Vorsteuerabzug "herausfliegen". Unternehmen müssten besser informiert werden. "Es ist wichtig zu wissen, was ein Unternehmer tun kann, wenn er eine Rechnung ohne E-Signatur bekommt", betont Laga.

Digitale Rechnung

Aufgrund einer EU-Richtlinie, die bis zum 1. Jänner 2004 von den Mitgliedstaaten umzusetzen war, können Rechnungen bei Zustimmung des Empfängers auch auf elektronischem Weg - also via E-Mail oder Fax - übermittelt werden. Dass ein Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers auch bei elektronischen Rechnungen möglich ist, wird in Österreich durch das Umsatzsteuergesetz, eine Verordnung vom 23. Dezember 2003 und einen Erlass vom 13. Juli 2005 gewährleistet. Voraussetzung dafür ist, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung gewährleistet sind. Dieses Erfordernis wird durch die E-Signatur erfüllt. Diese entspricht einer eigenhändigen Unterschrift. Sie besteht aus Daten, mit denen sich die Authentizität von elektronischen Daten prüfen lässt. Dadurch soll der Rechnungsaussteller erkennbar und der Inhalt der Rechnung vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein.