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Elektronische Rechnungen sind im Vormarsch

Von Alfred Abel

Wirtschaft

Elektronische Rechnungen kommen in Mode. Gemeint sind jene Ausgangsfakturen der Unternehmungen, die an Geschäftspartner gemailt werden und nur mehr virtuell vorhanden sind.


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Die neue Form der Fakturierung ist durchaus nicht nur Großunternehmungen vorbehalten; auch viele EDV-Freaks unter den Klein- und Mittelbetrieben versuchen sich schon mit der Rechnungslegung am Bildschirm. Die Voraussetzungen für die elektronischen Ausgangsfakturen sind vor allem formaler Natur. Auf der Rechnung via Monitor müssen alle jene Merkmale vorhanden sein, die auch auf Papier-Fakturen nötig sind. Weiters bedarf es einer Vereinbarung mit dem bzw. den Rechnungsempfänger/n über den elektronischen Rechnungsverkehr (oder einen Hinweis in den allgemeinen Geschäftsbedingungen einer Firma). Letztlich braucht der Rechnungsleger eine firmenmäßige Signatur.

Die digitale Signatur (eine elektronische Codierung mit den Firmen- oder Personenkennzeichen) erfordert eine spezielle Signaturkarte, einen PIN-Code, ein (handelsübliches) Kartenlesegerät (oder eine Slot am PC) und eine Signatur-Software. Signaturkarte und PIN kann man sich bei den in allen Bundesländern etablierten Registrierstellen ausstellen lassen, in Wien ist das die A-Trust-GmbH.

Der Empfänger erhält die elektronische Rechnung auf seinen Bildschirm, druckt sie aus oder speichert sie. Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Rechnungen können auch ohne digitale Sig-natur ausgestellt und an den Empfänger gemailt werden. Dazu ist es aber nötig, in regelmäßigen Abständen (etwa monatlich) alle für einen Empfänger bestimmten Einzelrechnungen auf einer papiermäßigen Sammelrechnung zusammenzufassen und diese Sammelrechnung dem Empfänger postalisch oder per Fax (oder auch persönlich) zu übermitteln. Erst die Sammelrechnung berechtigt dann den Empfänger zum Vorsteuerabzug.