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Informationsfluss verbessern. | Förderung des Generalistentums. | Wien. Das Fachwissen der Finanz- und Zollbeamten wird neuerdings gemanagt. Das Projekt Wissensmanagement des Finanzministeriums stellt sich zur Aufgabe, dass innerhalb des ganzen Behördenapparats jeder Mitarbeiter gleich viel wissen soll und jeder sein Wissen gleich anwenden kann.
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Das Projekt, das 2006 ins Leben gerufen wurde, richtet sich vor allem an die Finanz- und Zollämter. Da diese zu größeren Einheiten zusammen gelegt worden waren, wollte man das Generalistentum fördern. Ziel ist, das vorhandene Wissen optimal zu nutzen, indem man es für alle Mitarbeiter rasch verfügbar macht und eine einheitliche Anwendung des Wissens gewährleistet. Noch gibt es nämlich zwischen den Organisationseinheiten große Unterschiede.
Um den Informationsfluss und das Fachwissen der einzelnen Beamten zu verbessern, wurde die Gruppe für das Projekt Wissensmanagement eingesetzt.
In der ersten Phase wurde analysiert, welche Instrumente bereits verfügbar sind und, was gebraucht wird, um den Kunden möglichst rasch und kompetent zu informieren. Dazu wurden sowohl die Mitarbeiter als auch Führungskräfte befragt.
"Wir hatten bereits viele Wissensinstrumente wie Seminare, Teambesprechungen oder das Intranet", weiß Lisa Mandl, eine der Projektverantwortlichen. "Wichtig ist, dafür Standards zu entwickeln, sodass diese Instrumente von allen Mitarbeitern gleich verwendet werden", betont sie. Bei der Analyse des Ist-Zustands wurden aber auch Bedarfslücken aufgedeckt.
Mitarbeiter wechseln Organisationseinheiten
Neuerdings werden deshalb verstärkt Lernwochen durchgeführt, bei denen die Mitarbeiter die Organisationseinheit wechseln. Dadurch sollen Erfahrungen ausgetauscht und Wissen über die Arbeitsweise in anderen Abteilungen angeeignet werden. Auch das Intranet wurde neu strukturiert. Aktuelle Checklisten und Formulare erleichtern den Mitarbeitern ihre Arbeit. An einer umfangreichen Wissensplattform wird derzeit noch gearbeitet.
Ein weiterer wichtiger Bereich des Wissensmanagements ist die Sicherung von Wissen der Mitarbeiter, die in Pension gehen. Um den Wissensverlust zu verhindern, gibt es eine Offensive im Mentoringbereich.
Das derzeitige Projekt ist nur auf den nachgeordneten Bereich der Finanz- und Zollämter zugeschnitten. Weitere Vorhaben für die Zentralleitung des Finanzministeriums sind in Planung, weiß Mandl. Aber auch andere Ministerien können von Wissensmanagementprojekten profitieren. "Wir sind bereit, unsere Erfahrungen weiterzugeben", versichert Mandl.
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