Mail verursacht Stress

Wie stark sich Anwender von E-Mail takten lassen zeigt alleine schon der Umstand, dass die erste Tätigkeit am Morgen für 90% Prozent der Befragten im Abrufen der E-Mails besteht. 8 Prozent der befragten Mitarbeiter legen vor dem Abruf scheinbar noch den Mantel ab -- sie gaben an, die E-Mails "erst" innerhalb der ersten 15 Arbeitsminuten abzurufen. Länger als 60 Minuten hält es keiner der Befragten ohne einen Blick in den E-Mail-Eingang aus.

"Bei unseren E-Mail-Optimierungs-Projekten begegnen wir diesem Phänomen ständig. Mitarbeiter sagen oft, dass ihre primäre Aufgabe im Abarbeiten des E-Mail-Posteingangs besteht und deshalb der erste Blick ganz selbstverständlich der Inbox gelten müsse", sagt Wolfgang Schur von SofTrust Consulting. "Wenn der Posteingang leer ist oder das E-Mail-System einmal nicht verfügbar ist, bekommen diese Leute eine Sinnkrise. Sie wissen dann nicht, was sie arbeiten sollen. Wenn wir fragen, was sie vor der Einführung von E-Mail gemacht haben, ernten wir oft Schulterzucken."

Noch dramatischer ist das Verhalten der Anwender während des Tages. 72 Prozent der Benutzer unterbrechen bei jedem einzelnen Posteingang ihre Arbeit um das eingegangene E-Mail zu sichten. Das ist unter arbeitspsychologischen Gesichtspunkten eine Katastrophe. Selbst der kürzeste Blick in die E-Mail-Box lenkt von der aktuellen Tätigkeit ab. Es dauert bis zu einer Viertelstunde, bis die Konzentration wieder vollständig aufgebaut ist. In vielen Fällen wird aber gar nicht zur aktuellen Arbeit zurückgekehrt, sondern stattdessen das neu eingegangene E-Mail bearbeitet.

"Durch die ständigen Kontextwechsel schaffen Mitarbeiter weniger und dies auch noch in geringerer Qualität. Gleichzeitig stressen sie sich selbst. Mitarbeiter berichten häufig, dass sie sich am Ende des Tages ausgepowert fühlen ohne genau zu wissen, woher dies kommt", sagt Wolfgang Schur. "E-Mail und ihre eigene Arbeitstechnik identifizieren die Wenigsten als Ursache. Sobald das Problem von den Mitarbeitern allerdings erkannt ist, hat man eine gute Ausgangsbasis für Verbesserungen."

Zusammengefasste Ergebnisse

- E-Mail hat sich bei den Mitarbeitern weiter als tägliches Kommunikationswerkzeug etabliert. Jedes der zufällig ausgewählten Unternehmen verfügte über E-Mail. 72 Prozent der Befragten nutzen E-Mail seit über 5 Jahren.

- Das durchschnittliche E-Mail-Aufkommen beträgt 39 Mails pro Tag. Das ist eine Steigerung des Mail-Eingang-Volumens von 50 Prozent gegenüber 2002. 15 Prozent der E-Mail-Nutzer berichten von mehr als 80 E-Mails täglich.

- Für die Bearbeitung der E-Mails werden durchschnittlich 75 Minuten verwendet. Dies entspricht bei einem Achtstundentag ca. 15 Prozent der Arbeitszeit.

- Die Anzahl der direkt adressierter E-Mails ( "TO:" oder "AN:") ist weiter zurückgegangen. Die indirekt adressierten E-Mails ("CC:" oder "BCC:") sind um 24 Prozent auf 42 Prozentpunkte gestiegen.

- Fast die Hälfte aller E-Mails (46%) sind irrelevant für die tägliche Arbeit.

- 14 Prozent aller E-Mails sind zwar von bekannten Kommunikationspartnern aber trotzdem unnötig oder sogar störend.

- Für die Bearbeitung von Spam und unnötigen E-Mails gehen täglich durchschnittlich 13,1 Minuten verloren. Dies entspricht pro Mitarbeiter und Jahr ca. 43 Stunden bzw. mindestens 1.000 Euro.

- 46 Prozent der E-Mail-Anwender erwartet innerhalb des nächsten Jahres für sich eine weitere Intensivierung der E-Mail-Nutzung. Selbst Anwender mit bereits sehr hohem E-Mail-Volumen erwarten ein weiteres Ansteigen. Kein einziger Anwender erwartet ein Sinken des Volumens.

- 72 Prozent der Anwender erwarten nicht, dass sich ihre Zufriedenheit mit dem Medium E-Mail innerhalb des nächsten Jahres ändern wird. Der Anteil, der erwartet, dass es besser wird, fiel gegenüber 2002um 20 Prozent. Die Personen, die erwarten, in einem Jahr mit E-Mail unzufriedener zu sein ist um 50 Prozent gestiegen.

Zur Studie

Die Umfrage ist eine Wiederholung einer in 2002 durchgeführten Befragung. Sie wurde im Mai 2007 durchgeführt. 115 Firmen angerufen. 50 Personen erklärten sich zu einem Telefoninterview bereit. Das Interview bestand aus Fragen zum E-Mail-Einsatz, zur allgemeinen Einstellung zu E-Mail und zur künftigen Erwartungshaltung. Es ging bei der Befragung um die subjektive Wahrnehmung der Interviewten. Eine Überprüfung der gemachten Angaben fand nicht statt.

Die Studie basiert auf Interviews mit 50 Personen.