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PodcastWarum ich zu Allah bete
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Shared Services bündeln mehrere Dienstleistungen. | Aufholbedarf auf Länderebene. | Wien. Mehrere Millionen Euro kann die öffentliche Hand einsparen - nur, indem sie ähnliche Prozesse zusammenlegt, diese optimiert und dadurch Redundanzen beseitigt. Genau das passiert etwa im Bundesrechenzentrum (BRZ). "Durch das Bundesrechenzentrum werden die Steuerzahler um 13 Millionen Euro pro Jahr entlastet", erzählt BRZ-Chef Roland Jabkowski im Gespräch mit der "Wiener Zeitung".
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Das BRZ ist ein Shared Service Center: Es bündelt die IT-Prozesse der gesamten Bundesverwaltung. Es versorgt die Ministerien und nachgeordneten Dienststellen etwa mit Standard-Software-Lösungen und fungiert als Berater in IT-Fragen. Früher hat sich jedes Ressort selbst um seine IT gekümmert, hat dafür Personal und Zeit einsetzen müssen. Doch der Kostendruck auf die öffentliche Hand wächst.
Durch die Bündelung gleichartiger Prozesse bei einem Shared Service Center sollen Ressourcen eingespart und die Qualität der Leistung gesteigert werden. "Unterstützungsleistungen, die jede Organisation braucht, wie IT oder Buchhaltung, werden oft in kleinen Organisationseinheiten relativ aufwendig und nicht so professionell durchgeführt", weiß Franz Schwarenthorer, Leiter des Bereichs Nonprofit und Public Management bei Contrast Management. "Wenn diese Leistungen in vielen Organisationseinheiten anfallen, ist es besser, ein Shared Service Center zu haben, wo das für alle durchgeführt wird. Die Organisationen können sich dann auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren", erklärt der Experte für öffentliche Verwaltung.
Auf Bundesverwaltungsebene gibt es bereits drei solche Shared Service Stellen: Neben dem BRZ sind das die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) und die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG). Zusammen entlasten sie die Verwaltung und damit den Steuerzahler jährlich um rund 193 Millionen Euro.
Die BBG bündelt den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen für den Bund und erzielt dadurch laut BBG-Geschäftsführer Andreas Nemec Einsparungen von 150 Millionen Euro pro Jahr. "Die Preiseffekte ergeben sich aus der Standardisierung und der Bündelung", erklärt Nemec. Je mehr Dienstleistungen zu Shared Services zusammengefasst würden, desto größer sei der Einspareffekt.
Mehrgleisigkeiten
"Das Problem ist, dass es in der öffentlichen Verwaltung eine Vielfalt und Redundanz von Prozessen gibt", erklärt Christian Ilhe, Geschäftsführer der BHAG, die seit 2004 die Buchhaltung des Bundes besorgt.
Die BHAG konnte durch Beseitigung dieser Redundanzen die Buchhaltungskosten des Bundes von 60 Millionen auf 30 Millionen pro Jahr senken.
Auch das Personal wurde von ursprünglich 1100 Bediensteten auf 550 reduziert. Arbeitslos sei aber niemand geworden, versichert Ilhe. Der Personalabbau sei einerseits durch Pensionierungen, andererseits durch Umschulung der Mitarbeiter auf nachzubesetzende Stellen erzielt worden.
"Während Shared Services auf Bundesebene stark vorangetrieben werden, sind Länder, Gemeinden und Non Profit Organisationen "noch sehr zurückhaltend", bedauert Schwarenthorer. Er ist überzeugt, dass Shared Services in der öffentlichen Verwaltung dazu beitragen, "die Finanzen im Griff zu haben". Beim 15.NPO-Kongress von 14.bis 15.Oktober wird Schwarenthorer konkrete Beispiele aus der Praxis präsentieren.
www.npo-kongress.at
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