Mit der E-Rechnung wird’s ernst

Wien. Papier und Porto haben in Kürze ausgedient - zumindest für Vertragspartner des Bundes: Mit 1. Jänner 2014 akzeptieren Ministerien, Ämter, Gerichte, Schulen, das Bundesheer und zahlreiche weitere Dienststellen nur mehr Rechnungen in strukturierter elektronischer Form. Nach Schätzungen der Wirtschaftskammer Österreich betrifft dies rund 77.000 Unternehmen als Lieferanten des Bundes. Damit muss ungefähr jedes sechste Unternehmen in Österreich spätestens ab nächstem Jänner strukturierte E-Rechnungen stellen können.

Firmen, die Geschäfte mit der Republik machen und bisher die Rechnungen mit der Post geschickt oder als PDF gemailt haben, müssen sich umstellen. Betroffen sind Unternehmen aus allen Branchen: Bäcker, Rauchfangkehrer, Autohändler, Installateure, Werbeagenturen etc., die Geschäftsbeziehungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit dem Bund unterhalten.

Die neue Regelung ist unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages: Eine Beschaffung über mehrere tausende Euro muss genauso auf elektronischem Weg eingebracht werden wie eine Honorarnote über wenige Euro.

Die Vorbereitungen zur E-Rechnung, mit der Verwaltungsabläufe vereinfacht und Kosten eingespart werden sollen, laufen seit dem Frühjahr 2012, seit 1.1.2013 ist die E-Rechnung bereits möglich, ab 2014 ist sie verpflichtend. "Das Einsparungspotenzial für den Bund liegt bei 7 Millionen Euro und für die Lieferanten bei 13 Millionen Euro", sagt Daniela Kinz, Sprecherin des Finanzministeriums.

E-Rechnungen können elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über die Peppol-Transport-Infrastruktur an Bundesdienststellen eingebracht werden. Das soll den Prozess der Rechnungsbearbeitung sowohl bei den Unternehmen als auch beim Bund optimieren.

Immer mehr Firmenam USP registriert

Betriebe, die mit ihren Programmen derzeit noch keine Rechnung in strukturierter elektronischer Form, etwa in eb-Interface, erzeugen können, sollten sich rasch nach entsprechenden Lösungen umsehen. "Die Lieferanten sind laut Gesetz verpflichtet, die Rechnungen digital einzubringen, andernfalls muss der Bund der Zahlungsaufforderung nicht nachkommen", betont Markus Knasmüller, Leiter der Softwareentwicklung beim oberösterreichischen Softwarehaus BMD in Steyr, das von Anfang an im Normierungsgremium des E-Rechnungsstandards eb-Interface vertreten war. Das Unternehmen ist ein führender Anbieter von Business-Software mit über 20.000 Kunden. "Etwa 5000 davon nutzen unsere Fakturierungssoftware, aber wir hatten noch keine hundert, die sich nach dem neuen Standard erkundigt haben", wundert sich Knasmüller. Er erwartet in den nächsten Tagen und Wochen vermehrt Kundenanfragen.

Dass die Unternehmen zu wenig informiert wurden und somit das Chaos vorprogrammiert ist, weist man im Finanzministerium zurück. "Ich kann mir schwer vorstellen, dass dieses Thema jemandem entgangen ist", sagt Ministeriumssprecherin Kinz. Die signifikanten Steigerungen bei den neu registrierten Unternehmen am USP würden darauf schließen lassen, dass sich die Wirtschaft auf die E-Rechnung vorbereite. Im September 2013 wurden 500 neue USP-Kennungen registriert, im Oktober waren es 1000 und im November bereits über 1000. "Wir gehen davon aus, dass bis Ende Jänner/Anfang Februar rund 10.000 Unternehmen neu am USP registriert sein werden und mit März/April eine weitere Welle kommen wird, da viele Unternehmen quartalsweise abrechnen", betont Kinz. Mahnungen werden übrigens weiterhin in Papierform übermittelt.