Neue USt.-Regeln für Rechnungslegung

1. Rechnungen zwischen Unternehmern müssen seit Jahresbeginn fünf zusätzliche Merkmale aufweisen (sofern dies nicht schon bisher der Fall war). Die Merkmale sind a) die fortlaufende Rechnungsnummer, b) das Ausstellungsdatum c) die UID-Nummer, d) der angewendete Steuersatz (oder bei einer ust-freien Lieferung/Leistung der Hinweis auf die Steuerbefreiung), e) bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis darauf.

2. Das Wort "Rechnung" muss nicht vorkommen; auch ein Vertrag, der alle gesetzlich geforderten Merkmale aufweist, kann daher als Rechnung angesehen werden. Neu seit heuer ist, dass eine Rechnung auch in elektronischer Form ausgesendet werden kann, also per E-Mail, soferne sie alle umsatzsteuerlichen Formvorschriften einhält (also auch die neuen, zusätzlichen Merkmale aufweist). Der Empfänger muss dieser Art der Fakturenübermittlung zustimmen.

Wer muss eine Rechnung ausstellen? Jeder Unternehmer natürlich, der an einen Unternehmer liefert oder leistet. Aber auch jeder private Konsument kann - aus welchem Grund immer - eine "ordentliche" Rechnung verlangen, auch dann, wenn der Umsatz steuerfrei ist.

Eigener Nummernkreis

2. Fortlaufende Nummerierung heißt: für die Ausgangsrechnungen muss ein eigener ununterbrochener Rechnungskreis bestehen, damit es keine zweite Rechnung mit der gleichen Nummer geben kann. Die Nummerierung kann in jedem Monat oder an jedem Geschäftstag neu beginnen; es kann auch nach Betriebsstätten, Waren- oder Dienstleistungsbereichen getrennte Rechnungskreise geben. Die fortlaufende Nummerierung gilt auch für Anzahlungsrechnungen oder für Gutschriften. Rechnungsberichtigungen (unter der gleichen Nummer) sind zulässig, müssen aber den Vermerk "Berichtigung" tragen. Bei einer späteren Ersatzrechnung muss auf die Erst-Rechnung verwiesen werden.

Auch ausländische Unternehmer müssen übrigens für ihre inländischen Umsätze auf fortlaufende Fakturennummerierung achten, was bei der Jahressteuererklärung von der Finanz überprüft werden kann.

3. Dem Ausstellungsdatum kommt - zusammen mit der fortlaufenden Nummerierung - eine zusätzliche Kontrollfunktion zu. Damit soll die Rückdatierung einer Rechnung erschwert werden; kommt es dennoch dazu (und wäre dies nachweisbar), dann stünde der Vorsteuerabzug dem Empfänger erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Rechnungsausstellung zu.

UID-Nummern-Verteilung

4. Jeder Unternehmer sollte inzwischen eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer haben, denn die Finanz hat kurz vor Ende 2002 eine generelle Verteilaktion gestartet. Keine UID gab es allerdings für Kleinunternehmer (Jahresumsatz bis 22.000 Euro), für Unternehmer mit bloß fallweisen Umsätzen oder für kleine Vermieter (die nur Jahreserklärungen abgeben) sowie für nichtbuchführende Agrarier. Wer von diesem Personenkreis dennoch eine UID braucht, bekommt sie auf formlosen Antrag; dies wird für Kleinunternehmer wohl nur dann gelten, wenn sie für die "Regelbesteuerung" optieren wollen.

5. Steuersatz und Steuerbefreiung. Die Anführung des ange-wendeten USt.-Prozentsatzes wird wohl unproblematisch sein. Wer steuerfrei liefert oder leistet (Ausfuhrlieferungen, Innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinunternehmer) schreibt "Umsatzsteuerfreie Lieferung/Leistung" dazu. Nähere Paragraphen zur Umsatzsteuerbefreiung muss man nicht anführen.

Haftung der Empfänger

6. Eingangsrechnung beim Empfänger. Wenn alle Rechnungsmerkmale (auch die seit Jahresbeginn zusätzlichen) aufscheinen, kann der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug ausnützen (wenn er grundsätzlich dazu berechtigt ist). Die Richtigkeit der angeführten UID muss nicht überprüft werden (was bei einer inländischen UID derzeit auch gar nicht möglich wäre).

7. Der Rechnungsempfänger haftet allerdings - und das ist neu! - für die Umsatzsteuer des Rechnungsausstellers, wenn dieser die Steuer an das Finanzamt vorsätzlich nicht abführt oder nicht bezahlen kann und der Rechnungsempfänger dies nachweislich weiß, wusste oder wissen konnte. Ein neuer steuerlicher Haftungstatbestand also, der vor allem Geschäftsfälle mit insolventen oder insolvenz-gefährdeten Lieferanten riskant machen kann.

USt. bei Langzeitverträgen

8. Rechnungen für langfristige Miete-, Pacht-, Wartungs- oder ähnliche Leistungen (Dauerschuldverhältnisse) können wie schon bisher als Dauer- oder Vorausrechnungen ausge-stellt werden. (Hinweis: "Gilt als umsatzsteuerliche Dauerrechnung bis auf Widerruf"). Der Empfänger kann den entsprechenden Vorsteuerabzug nach Maßgabe der jeweiligen Periodenzahlungen ausnützen.

Ausnahme Kleinbeträge

9. Kleinbetragsrechnungen, also solche, bei denen der Gesamtbetrag (Entgelt plus Umsatzsteuer) nicht mehr als 150 Euro ausmacht, brauchen die neuen (zusätzlichen) Rechnungsmerkmale nicht aufzuweisen. Für sie gelten weiterhin bloß die 5 einfachen Merkmale: Name des Lieferanten, Menge und Bezeichnung der Lieferung/Dienstleistung, Tag der Lieferung/Leistung bzw. Leistungszeitraum, Gesamtbetrag in einer Summe, Angabe des Steuersatzes. Kleinbetragsrechnungen brauchen auch keine UID und keine fortlaufende Nummer (obwohl sie in eine fortlaufende Nummerierung eingegliedert werden können). Belege für Fahrausweise (Taxiquittungen) und Belege im Reisegepäckverkehr sind den Kleinbetragsrechnungen gleichgestellt.

Toleranz für den Übergang

10. Für das Jahr 2003 lässt der Fiskus Gnade vor Recht ergehen. Rechnungen bis zu einem Netto-Entgelt (also ohne USt) bis 300 Euro werden von der Finanz auch dann nicht beanstandet, wenn sie die neuen, zusätzlichen Merkmale noch nicht aufweisen. Bei Unternehmern mit höheren Rechnungsbeträgen wird vorausgesetzt, dass sie das neue Steuergesetz doch schon im letzten Hochsommer gelesen haben.