Nur gefahren wird noch selbst

Kein Wunder, dass auch die österreichischen Betriebe zunehmend ans Auslagern ihrer Fuhrparks denken. Bei einem professionellen Management könne die Kostenersparnis zwischen 10 und 25% betragen, meinen Fuhrparkexperten. Im internationalen Vergleich hat Österreich da noch einiges aufzuholen. Von den 600.000 betrieblich genutzten Fahrzeugen, darunter auch Baufahrzeuge, land- und forstwirtschaftlich genutzte Fahrzeuge, kommen 350.000 bis 400.000 für ein Fuhrparkmanagement in Frage, weiß Henning Heise, Fuhrparkberater und Geschäftsführender Gesellschafter der best4feet Fleetconsulting GmbH. Professionell verwaltet werden allerdings nur 30.000 bis 40.000, schätzt Heise. Ein extrem niedriger Prozentsatz, verglichen etwa mit dem angloamerikanischen Raum oder Skandinavien, wo das Outsourcen des Fuhrparks schon seit 40 Jahren gang und gäbe sei.

Der erste Schritt zur Reorganisation des Fuhrparks ist eine Analyse des Ist-Zustands, erklärt Heise. Größe, Struktur, Nutzungsdauer, Lieferantenvereinbarungen werden ebenso unter die Lupe genommen wie Administration, Bericht- und Belegwesen (siehe Kasten).

Im nächsten Schritt werden die möglichen Einsparungen errechnet und ein Projektplan für die Durchsetzung der einzelnen Maßnahmen erstellt. Heise managt den Fuhrpark seiner Kunden nicht selbst, analysiert und vergleicht vielmehr die Angebote der einzelnen Fuhrparkmanager. "Bei einem Vergleich von 5 der 11 Anbieter in Österreich haben wir beachtliche Unterschiede festgestellt", rät er zur umsichtigen Wahl. So variierten die Kilometerkosten bei einem Skoda Fabia zwischen 0,18 und 0,23 Euro.

Oft sei eine Vielzahl von Mitarbeitern im Unternehmen mit dem Fuhrpark befasst, macht Christine Scharinger von PSK-LHS Leasing und Fuhrparkmanagement GmbH auf einen beträchtlichen Kostenfaktor aufmerksam. "Neben den Fahrern und dem Fuhrparkverwalter sind dies der Buchhalter, die Kontrollstelle für die Serviceverrechnungen und oft sogar der Personalchef, der die Dienstwagenordnung in Abstimmung mit dem Betriebsrat zu erstellen hat." Mit der Auslagerung fällt diese aufwändige Verwaltung, die Kapazitäten im unternehmerischen Kerngeschäft kostet, mit einem Mal fast zur Gänze weg.

Ein Fuhrparkverantwortlicher im Betrieb ist dennoch gefragt. Denn: "Wenn die administrativen Aufgaben auch alle extern erledigt werden, sollten Strategie und ein Mindestmaß an Kompetenz im Unternehmen bleiben", meint Heise. Nebenbei sei für die mit dem Fuhrparkmanagement betrauten Spezialisten ein verantwortlicher Ansprechpartner im Unternehmen von Bedeutung.

Reiflicher Überlegung bedarf auch die Management- und Finanzierungsmethode für den unternehmerischen Fuhrpark. Mittlerweile offerieren die Fuhrparkmanager eine Vielzahl möglicher Varianten, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden. "Je nach Wunsch kann etwa der Kauf des Neuwagens von uns oder vom Kunden erledigt werden", nennt Scharinger von PSK-LHS-Leasing ein Beispiel. Weiters könne er Serviceleistungen selbst abrechnen oder vom Unternehmen abrechnen lassen, Versicherungen abschließen oder eine - vergleichsweise günstige - Tankkarte über die PSK Leasing beziehen. Ähnlich bei den anderen Anbietern: "Wir bieten ein modular aufgebautes System, bei dem einzelne Faktoren ausgelagert werden können", erklärt Heinz Scheibenpflug, Geschäftsführer der Bank Austria Kfz-Leasing GmbH. Ebenso könnten die Kunden aber den gesamten Bereich von der Beschaffung bis zur Verwertung seinem Unternehmen überlassen.

Bei der Frage, ab wann sich ein Fuhrparkmanager rentiert, scheiden sich die Geister. Andreas Krems, Leas-Plan-Österreich-Geschäftsführer im Bereich Vertrieb und Marketing: "Wir tun´s zwar schon ab einem Auto, rechnen würde es sich aber erst ab etwa 5 Fahrzeugen." Bei einem kleinen Fuhrpark sei für das Outsourcen auch die Bequemlichkeit mitentscheidend. Apropos Rechnung: Dem genauen Controlling von Leasplan entgehen auch kleine Unregelmäßigkeiten nicht, ist Krems vom Know How in seinem Unternehmen überzeugt. Zum einen werde der Fahrbetrieb der Fahrzeuge genau überprüft, um etwa zu verhindern, dass auf Firmenrechnung auch Privatfahrzeuge der Chauffeure betankt werden. Zum anderen fallen den Fuhrparkprofis auch ungewöhnliche Reparaturen auf. "Wenn etwa bei 20.000 km eine defekte Kupplung - in der Regel eine Garantieleistung - berechnet wird, so urgieren wir das sofort."

Mit einem "All-inclusive-Urlaub" vergleicht Harald Basner, Direktor der Ford Bank, die Vorzüge einer vollständigen Auslagerung des Fuhrparks. "Man braucht nur einmal zu bezahlen und muss sich den Rest der Zeit um nichts mehr kümmern", sagt er. Sein Unternehmen hat in Kooperation mit Bawag Leasing das Produkt "Ford business partner" lanciert und spricht damit vor allem Ford-Kunden an. Geliefert werden könne das Paket sowohl für neue als auch für bestehende Fuhrparks, wobei Vertragsanpassungen jederzeit möglich seien, so Basner.

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Checkliste Fuhrparkmanagement

1. Kenne ich die genaue Anzahl meiner Fahrzeuge?

2. Kenne ich alle tatsächlichen Fahrzeugkosten, gesamt und pro Einheit?

3. Welche Entscheidungskriterien sind bei der Anschaffung eines Neufahrzeuges wichtig?

4. Wann werden die Fahrzeuge getauscht, und welche Nutzungsobergrenzen sind für die Fahrzeuge vorgesehen?

5. Wer ist für den Fuhrpark zuständig, und wie gut ist das technische und kaufmännische Verständnis dieser Person für Fahrzeuge?

6. Wie oft bekomme/mache ich Auswertungen über die Fahrleistung und Kostenentwicklung meiner Fahrzeuge, und welche Faktoren werden dabei betrachtet?

7. Kenne ich die internen Kosten, die mein Fuhrpark verursacht?