Professionelles Krisenmanagement schützt MitarbeiterInnen und Image

Die Frage, "Was haben Geschäftsreisen und Krisenmanagement gemeinsam?", stellte Bruno Hersche, Krisenmanager und Direktor von Riskmanagement Consulting, an den Beginn der Veranstaltung - um gleich selbst die Antwort zu geben: "Geschäftsreisen gehören genau so systematisch geplant wie das Krisenmanagementsystem eines Unternehmens. Einer Bestandsaufnahme muss eine Risikoanalyse, ein Konzept mit Maßnahmen für den Krisenfall, eine Detailplanung inklusive Checklisten und die Schulung der Mitarbeiter folgen."

Vom IT-Ausfall bis zum kriminellen Delikt

Für Ereignisse, die Menschen, Sachwerte und Image eines Unternehmens ernsthaft gefährden, werde ein sorgfältig geplantes und eingespieltes Krisenmanagement benötigt - auch für den Fall, dass auf einer Geschäftsreise ein ernsthafter Zwischenfall passiert.

"Es gibt kein Ereignis, das es nicht gibt": Diese scheinbar banale Formel sollte sich jeder Travelmanager vor Augen halten, wenn er MitarbeiterInnen auf Reisen schicke, betont Hersche. Krisen, Unfälle, Energie- und IT-Ausfälle, Brände, Naturkatastrophen oder kriminelle Delikte passieren auch auf Geschäftsreisen und können auch das Image eines Unternehmens in Sekundenschnelle zerstören. Als Beispiele nannte Hersche die Probleme des Shell-Konzerns mit der Ölplattform Brent Spar, die Cola-Vergiftung in Belgien und die Katastrophen von Lassing und Kaprun. Wobei laut Hersche das vielleicht größte Manko die katastrophale Krisenkommunikation gewesen sei. Vor einer Reise gilt es vor allem umfassende Information zu beschaffen, etwa über die Internet-Homepages der Auswärtigen Ämter, aber auch über den Austausch mit anderen Firmen. "Ideal wären gemeinsame Datenbanken von Unternehmen, in der Erfahrungsberichte von Auslandsreisen gesammelt werden könnten", regte Hersche an. Wenn aber alle Sicherheitsvorkehrungen versagen, müsse schließlich ein effizientes Krisenmanagement anlaufen - eine Sache der Unternehmensleitung.

Training für den Ernstfall und Krisenkommunikation

Schließlich erfordern Krisenfälle eine eigene Organisation, eine besondere Führungsstruktur, Sonderkompetenzen, andere Handlungsweisen, eventuell eine vom Alltag abweichende Hierarchie und "Training, Training und nochmals Training", erklärt Hersche.

Besondere Bedeutung misst er der Krisenkommunikation bei: Die Öffentlichkeitsarbeit im Krisenfall sei ein zentrales Führungsinstrument, käme den Medien doch eine "match-entscheidende" Rolle zu. Hersche: "Deshalb dürfen die Medien im Ereignisfall nicht abgewimmelt werden, sondern müssen optimal betreut werden."

Checklisten sind für Hersche "das A und O der Krisenbewältigung". In einem handlichen Manual sollten sie bei Reisen ebenso benutzt werden wie im Ernstfall vom Krisenstab bis zur Telefonzentrale des Unternehmens. Notwendig sei dazu die Entwicklung eines Verbindungskonzeptes und die Schaffung von Krisenräumen, einem Bereich, in den sich der Krisenstab zurückziehen kann, und der über eigene Amtsleitungen, Verpflegung oder Waschräume verfügen soll, um notfalls auch längere Zeit konzentriert arbeiten zu können.

Aus der Praxis: Umsichtiges Travel-Management

Wie es mit Krisenmanagement in der Praxis aussieht, berichtete Herbert Koubek vom Siemens-Travel-Management. Security Management habe bei Siemens hohe Priorität, nicht zuletzt, weil High-Tech-Unternehmen jährlich viele Milliarden Euro durch Wirtschaftsspionage verlieren, sagte Koubek. Siemens habe in jedem Land, in dem das Unternehmen aktiv ist, einen eigenen Sicherheitsbeauftragten. Dieser sei für den Know-how-Schutz ebenso verantwortlich wie für die Krisensicherheit. Zudem habe jeder Siemens-Mitarbeiter über das firmeninterne Intranet Zugang zu umfassenden Sicherheits-Checklisten.

Länder, "die nicht einmal das Reisbüro kennt"

Auch die OMV hat sich über Krisenmanagement mehr als nur Gedanken gemacht. "Auf der Suche nach Erdöl und Erdgas fahren unsere Mitarbeiter in Länder, die nicht einmal das Reisebüro kennt", formulierte ABTA-Präsident und OMV-Travelchef Hans-Jürgen Schindler pointiert.

Um die Risken zu minimieren, sei ein effizienter Krisenstab geschaffen worden: "Der Krisenstab beurteilt die Lage, koordiniert die Operation, nimmt alle Außenkontakte wahr - ausgenommen Medien -, formuliert die Pressestatements, informiert Vorstand und Mitarbeiter und hat dabei auch einen großen finanziellen Spielraum", erklärt Schindler. Zudem organisiere er die Installation eines Krisensitzungsraums, Sicherheitsseminare für die MitarbeiterInnen, Evakuierungspläne für jedes Land sowie eigene Notfallkarten.

http://www.abta.at

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Checkliste: Beispiel Saudi-Arabien

1. Prüfung der rechtlichen Bestimmungen betreffend Einreise, Alkoholgenuss, Fahrzeuglenkverbot für Frauen, Verhalten bei Verkehrsunfällen usw.;

2. Ein- und Ausfuhrbestimmungen - z. B. keine israelische Schekel, Medikamente, Alkohol, Lebensmittel, Drogen usw. -, Gesundheit: Basisimpfungen, Zusatzimpfungen, Standard Krankenhäuser;

3. Security: Warnung vor Sprengstoffanschlägen, Fahrzeug schützen und prüfen, Massenansammlungen meiden, Diebstahl vorbeugen - den Hotelsafe nützen, Laptops mit Firmeninfos sind besonders gefragt! -, Fluchtwege im Hotel erkunden (Fluchtwege sind oft nicht korrekt gekennzeichnet);

4. Safety: Im Hotel besonders zu beachten: Zimmer zwischen dem 3. und 6. Stock wählen (Feuerwehrleitern gehen meist nicht höher), in häufig besuchten Ländern Hotels im voraus prüfen und freigeben, Vorsicht bei Zufallsbekanntschaften, auf Gepflogenheiten achten - islamische Sitten und Gebräuche betr. Kleidung, etc.;

5. Krisenmanagement für den "Fall des Falles"