Schlanke Buchhalter

2004 wurde eine zentrale Buchhaltungsagentur als Anstalt öffentlichen Rechts errichtet, um die Rechnungsführung des Bundes zu gewährleisten. Die Bündelung von Synergieeffekten, messbare Abläufe und die transparente Abrechnung der Dienstleistungen waren die vorrangigen Ziele bei der Schaffung der Agentur, erklärt Johanna Moder, Geschäftsführerin der Buchhaltungsagentur.

"Überflüssige Hierarchien gekappt"

"Prozesse wurden standardisiert und vereinfacht", sagt Andreas Pölzl vom Beratungsunternehmen ICG, das in den Ausgliederungsprozess involviert war. Für jede Kernleistung gibt es nun einen definierten Prozess. Ein Beleg muss zum Beispiel innerhalb einer bestimmten Frist bearbeitet werden, sagt Pölzl. So werden Zahlungsverpflichtungen zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst. Die Zentralisierung habe Einsparungen beim Personalstand gebracht. Eine geringere Anzahl an Mitarbeitern erfülle dieselben Aufgaben, sagt Pölzl. Vor der Ausgliederung waren rund 1100 Beamte in den 79 Dienststellen beschäftigt. Diese wurden in die neue Agentur übernommen. Derzeit verfügt die Buchhaltungsagentur über rund 600 Mitarbeiter. "Überflüssige Hierarchieebenen wurden bei der Errichtung gekappt", sagt Moder. Außerdem habe die Ausgliederung gezeigt, dass die Motivation der Mitarbeiter durch mehr Eigenverantwortung gestiegen ist, so die Geschäftsführerin.

Die Buchhaltungsagentur des Bundes ist nun eine einheitlich strukturierte Organisation. Die einzelnen Kunden (Ressorts und Dienststellen des Bundes) werden im Rahmen von Support- und Servicestäben in der Zentrale in Wien betreut. "Key-Accounts" verbinden die einzelnen Ressorts und fungieren als zentrale Ansprechstellen. Hierbei steht die Service-Orientierung im Vordergrund. Neben den gesetzlich definierten Leistungen erbringt die Buchhaltungsagentur noch Zusatzleistungen, wie die Aushilfe für Schulen in punkto Rechnungswesen.

Durch den Abbau von Administrationsebenen und die Bündelung von Ressourcen konnten Synergieeffekte und Einsparungen erzielt werden. Im Zuge der bereits ergriffenen Maßnahmen ergibt sich ein jährliches Einsparungspotenzial ab dem Jahr 2005 in der Höhe von 29,7 Millionen Euro. Die Errichtungskosten waren gesetzlich mit 2,5 Millionen Euro festgelegt und wurden um 200.000 Euro unterschritten, erklärt Moder.

Durchgängige Leistungsaufzeichnung

Vor der Ausgliederung und Umstrukturierung waren die Kosten der einzelnen Prozesse und Arbeitsschritte nicht bekannt. Jede Einheit hatte eine eigene Buchhaltung. Eine durchgängige Leistungsaufzeichnung stand nicht zur Verfügung, sagt Moder. Nun wurde ein nachvollziehbares und messbares Leistungsverrechnungs-System implementiert. Die Zeiten für die Leistungsverrechnung wurden verkürzt und werden streng überwacht, erklärt die Geschäftsführerin. Die Abrechnung der Leistungen für die Ministerien erfolgt - ähnlich wie bei der Stromrechnung - in pauschalen Raten und wird am Jahresende verrechnet, sagt Pölzl.

Stichwort Buchhaltungsagentur

Die Buchhaltungsagentur des Bundes ist eine Anstalt öffentlichen Rechts Die 32 Buchhaltungen des Bundes wurden 2004 zu einer zentralen Agentur zusammengefasst.

Sie hat ihren Sitz in Wien und betreibt Außenstellen in Graz, Innsbruck und Linz. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Führung der Buchhaltung des Bundes. Rund 50 Millionen Buchungen mit einem Volumen von rund 50 Milliarden Euro werden pro Jahr abgewickelt.