Firmen sparen Geld, wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz sauber halten.
Wien. Wo Edith Stork aufkreuzt, wütet das Chaos. Stapel mit losen Zetteln, herausgerissene Zeitungsartikel, ausgetrocknete Leuchtstifte, allerhand Krimskrams. "Mitarbeiter verbringen eineinhalb Stunden täglich mit Suchen", erzählt Stork, von Beruf Aufräum-Beraterin. Das kostet die Betriebe teure Arbeitszeit. Im Idealfall liegen am Schreibtisch nur ein paar Stifte und die Unterlagen zum aktuellen Tagesgeschäft. Doch wie schafft man es in dieses Stadium?
"Ich lege alles auf einen Berg und beginne dann mit der Sortierung", erzählt der Wiener Gerd Memulka, der ebenfalls fremde Schreibtische entrümpelt. Angebote, Rechnungen, Prospekte - jede Kategorie bekommt einen eigenen Stapel auf der rechten Seite. Links landen alle privaten Sachen. In einem zweiten Schritt wird nochmals sortiert: Dann ordnet Memulka jeden Stapel chronologisch und ergänzt ihn mit handgeschriebenen Anmerkungen und allen sonstigen Unterlagen, die dazugehören. Zeitschriftenartikel werden ausgeschnitten auf ein weißes Blatt Papier geklebt, mit Datum und Quelle beschriftet und in dem zum Thema passenden Ordner abgelegt.
Beschriftung ist sowieso das Um und Auf beim Ordnunghalten. "Jeder Zettel braucht einen Namen", sagt Stork. Oft sind Unterlagen nicht mehr auffindbar, weil sie unzureichend beschriftet sind. Meist gebe es im Betrieb auch kein allgemeines Wording. Ein anderes Problem: Die Mitarbeiter haben unzählige verschiedene Ablageformen. "Jeder macht es so gut er kann, der Kollege weiß aber nicht, in welcher Mappe, in welchem Schrank die Unterlagen des anderen stecken", so Stork.
Kein Ordner ohne Namen
Die deutsche Ordnungsexpertin arbeitet mit der von ihr erfundenen Methode "A-P-DOK®". Alles, was es in einem Büro gibt, lässt sich demnach in drei Kategorien einteilen: in Administration, in das Projekt beziehungsweise das Produkt, das die Firma herstellt, und in Dokumentation, eine Bibliothek mit Fachliteratur.
Zur Aufbewahrung bieten sich beschriftete Stehsammler oder Ringordner an. Ein Korb mit der Aufschrift "Privat" oder "Diverses" wo sich alles quasi automatisch ansammelt, gibt es nicht. Genauso wenig wie bunte Notizzettel, die am PC oder an der Pinnwand kleben. Handgeschriebene Post-its werden gleich eingeordnet. Handelt es sich um eine Telefonnummer, dann sollte diese in eine Ringmappe mit Klarsichtfolien gesteckt werden. Dort gehören auch alle Visitenkarten hin - und nicht in eine unübersichtliche Plastikbox. Wichtige Regel beim Aufräumen: Jedes Stück darf nur einmal in die Hand genommen werden - man muss sofort entscheiden, wohin es gehört.
Aktuelle Dokumente sammelt Ordnungs-Coach Stork - sie verfasste die Bücher "Eine Frau räumt auf" und "Logistik im Büro - Unordnung kostet Geld" - in zwei Pultordnern. Im einen sind Projekte nach Buchstaben, im anderen etwa Einladungen nach Monatstagen abgelegt.
Freitag ist Aufräumtag
Ordnung halten gilt nicht nur für den Schreibtisch, sondern auch für alle Rollcontainer und Regale drumherum. Oft gebe es in einem Raum zu viele Möbel, sagt Stork. Sie erfüllen keinen Zweck, außer, dass sie zusätzliche Fläche für Chaos bieten.
Mit einmal Entrümpeln ist das Tohuwabohu nicht für immer beseitigt. "Es ist entscheidend, ein System zu finden, bei dem der Schreibtisch auch in Zukunft sauber bleibt", sagt Ordnungscoach Memulka. Er rät dazu, an einem fixen Tag die Woche - etwa freitags - die Ablage zu erledigen. Edith Stork plädiert zusätzlich dafür, jeden Abend den Arbeitsplatz ohne Chaos zu verlassen. "Es könnte sein, dass man am nächsten Tag nicht kommt. Oder dass ein Kollege am Platz sitzt und in privaten Notizen wühlt."