Stau im Posteingang

Ein wesentlicher Grund für die steigende Belastung im täglichen Umgang mit E-Mails ist die in den vergangenen zwölf Monaten um durchschnittlich 47 Prozent gestiegene Menge der ein- und ausgehenden E-Mails in Unternehmen. Damit hängt zusammen, dass die Befragten immer mehr Zeit mit dem Bearbeiten, Lesen und Schreiben von elektronischen Nachrichten verbringen. Gleichzeitig steigt auch der Wert der auf Firmen-Notebooks gespeicherten Informationen rapide an. Den Wert der im E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen beziffern die Befragten mit durchschnittlich rund 800.000 Euro.

Die Folge der E-Mailflut ist die zunehmende Unübersichtlichkeit - nicht zuletzt, da viele der empfangenen E-Mails Spam sind. So gaben ein Viertel aller Befragten an, dass sie täglich 20 Prozent und mehr Spam-Mails erhalten.

Vier verschiedene E-Mail-Nutzer

Anhand ihres Umgangs mit der Datenflut hat die Studie vier verschiedene Typen von E-Mail-Nutzern identifiziert: Den Überforderten (sechs Prozent), der im Berufsalltag mit E-Mails nahezu bombardiert wird und diese auch gar nicht alle lesen kann, aber dennoch versucht, immer den Überblick zu bewahren. Davon unterscheidet sich der zweite Typ, der Abhängige (21 Prozent), der ständig und zwanghaft seine E-Mails abruft und in Panik gerät, sobald er keinen E-Mail-Zugang hat. Als dritten E-Mail-Typ hat die Untersuchung den phobischen Nutzer (zehn Prozent) ausgemacht, der der neuen Technologie eher skeptisch gegenübersteht, das Verfassen von E-Mails zu umgehen versucht und lieber mündlich kommuniziert. Der vierte Typ, der Disziplinierte (49 Prozent), ist im Umgang mit E-Mails sehr entspannt und nutzt diese meist nur während der Arbeitszeit.

Die Studie zeigt zudem, dass drei Viertel der Befragten glauben, sie selbst und nicht ihr Arbeitgeber, seien dafür verantwortlich, das E-Mail-System unter Kontrolle zu halten. Insgesamt verdeutlichen diese Aussagen, dass zunehmend die Unterstützung des Unternehmens bei der Bewältigung der E-Mail-Flut gefordert ist und klare Regeln für den Umgang mit E-Mails definiert werden müssten.

Sicherung von Daten nicht eindeutig geregelt

Unklarheit herrscht aber nicht nur darüber, wie Angestellte das Abrufen ihrer E-Mails handhaben sollten. Auf Unternehmensebene ist oftmals auch der Umgang mit den Datenmengen aus dem E-Mail-Verkehr nicht deutlich genug geregelt: Während die eine Hälfte aller Befragten davon ausgeht, dass sie für die Sicherung der Daten selbst zuständig sind, glaubt die andere Hälfte mit 47 Prozent der Angestellten, das Backup sei Aufgabe der IT-Abteilung. Die Befragung von IT-Managern ergab außerdem, dass 94 Prozent der Unternehmen E-Maildaten nicht sofort, sondern oft erst mit mehreren Stunden Verzögerung sichern.

Diese Erkenntnis ist besonders Besorgnis erregend, wenn man den Wert der auf Firmen-Notebooks vorhandenen Daten betrachtet: Symantec geht von einem durchschnittlichen Wert der im E-Mail-Eingang eines Notebooks gespeicherten Daten von etwa 800.000 Euro aus. Der Studie zufolge liegt bei einigen Laptop-Besitzern der Wert der Daten sogar bei mehreren Millionen Euro. Nur wenige Unternehmen verfügen allerdings über geeignete Mittel, Daten eines gestohlenen Laptops wiederherzustellen.

Tipps für Umgang mit E-Mails:

++ Kein Weiterleiten unwichtiger Nachrichten und Verzicht auf den Versand "in Kopie".

Kooperation von Kollegen und IT-Abteilung nicht dem Zufall überlassen.

Zentral steuerbare Archivierungslösungen statt Speichern auf eigener Festplatte.

Inbox sinnvoll untergliedern, um Mails schneller wiederzufinden.