Was fällt denn der Verwaltung ein?

Wien. "Wir sind ein kleines Land. Aber wir sind innovativ" – Beamtenministerin Gabriele Heinisch-Hosek ließ es vergangene Woche in Gegenwart von Maros Sefcovic, Vizepräsident der EU-Kommission, nicht an Selbstbewusstsein mangeln. Und hatte allen Grund dazu: Die österreichische Verwaltung hat es binnen zehn Jahren geschafft, sich von einem Schlusslicht in Sachen eGovernment (elektronische Services der Verwaltung) zum europäischen Musterknaben zu mausern.
Um diesem Fortschritt Rechnung zu tragen, reisten Delegationen aus Städten, Ländern und dem Bund zur österreichischen Verwaltungsmesse "Verwaltungsreform, what else?" nun nach Wien. Und hatten Gelegenheit, dabei die außergewöhnlichsten Innovationsprojekte zu präsentieren und kennenzulernen.

"Lernen von KollegInnen": Das Motto der ersten Verwaltungsmesse seit mehr als zehn Jahren diente dem Anspruch, die digitalen Innovationen der einzelnen Verwaltungskörperschaften nicht nur in die Auslage zu stellen, sondern auch ins Bewusstsein anderer Dienststellen zu bringen. "Die Messe findet statt, damit uns Verwaltungsexperten etwas einfällt", sagt Manfred Matzka, Sektionschef im Bundeskanzleramt, schmunzelnd. Dabei zeigte sich den zahlreichen Besuchern rasch, dass die vertretenen Behörden, Ämter und Ministerien sich schon in der Vergangenheit in Sachen Informationstechnologie (IT) einiges einfallen haben lassen.

Facebook nach Art des Wiener Hauses
Besondere Aufmerksamkeit wurde dabei etwa der Stadt Wien für ihre Plattform wien.team zuteil: Das intern entwickelte soziale Netzwerk soll nach dem Vorbild von Facebook Mitarbeitern den dienstbezogenen Austausch erleichtern – und damit kreatives und fachliches Potenzial der Mitarbeiter heben. In moderierten Gruppen gelingt es so, gerade bei Querschnittsthemen Kollegen unterschiedlichster Dienststellen auf Augenhöhe zusammenzubringen, um fachliche Diskussionen voranzutreiben. "Plötzlich tauchen da Leute mit einer Expertise auf, wo man sie gar nicht vermutet hätte", weiß Karin Zauner von der Stadt Wien zu berichten.

Seit März im Betrieb, zählt wien.team, das von den Mitarbeitern freiwillig genutzt werden kann, bereits über 1000 Anmeldungen. "Ein kleiner Erfolg", wie Karin Zauner von der Stadt Wien bestätigt. Allerdings könnten es durchaus noch mehr sein - in der Stadt Wien verfügen 25000 Mitarbeiter über einen PC-Arbeitsplatz. Dass auch in einem sozialen Netz eine gewisse Vorsicht beim Einbringen von Ansichten und Ideen vorherrscht, wenn der Chef mitliest, räumt daher auch ein Kenner des Projekts gegenüber der "Wiener Zeitung" ein. Mit dem Zusatz: "Das ist eben noch ein Lernprozess."

Auch die Verwaltung gegenüber dem Bürger zu öffnen, ist ein strategisches Vorhaben der Stadt Wien, die sich einer Open-Government-Initiative verschrieben hat. Dabei werden zum einen laufend neue Datensätze wie der Baumkataster online zur Verfügung gestellt, zum anderen Kommunikationskanäle geöffnet, die Bürgern etwa die Meldung von Beschwerden wie Schlaglöcher via Smartphone-App direkt an die Gemeinde erlauben.

Die digitale Entlastung der Verwaltungsarbeit
Auf die Digitalisierung der Behördenwege setzt indes das Umweltministerium. Mit dem EDM-System (Elektronisches Datenmanagement) erfolgt die Abwicklung der Dateneinbringung zwischen Unternehmen und Verwaltung bereits jetzt größtenteils auf digitalem Wege – auch weil das Abfallwirtschaftsgesetz die Betriebe dazu verpflichtet. "Die Interaktion der Bürger dient der Entlastung der Verwaltung", erläutert Christian Mannert vom Umweltministerium. So geben Bürger und Unternehmen über die Webseite www.edm.gv.at den Behörden verpflichtende Meldungen bekannt, die früher langwierig auf dem Postweg zugestellt werden mussten.

Der Vorteil dieser elektronischen Abwicklung sei nicht nur die Zeitersparnis, sondern auch die Verfügbarkeit von sämtlichen relevanten Informationen bei der Sachbearbeitung. Und auch in statistischer Hinsicht sind die Datensätze wertvoll. "Es gibt einen systematischen Scan der Datenbanken auf Auffälligkeiten. Dadurch ist es viel schwieriger geworden, beispielsweise Abfall illegal zu entsorgen", sagt Mannert.

Die digitale Signatur unters Volk bringen, ist derzeit ein Hauptanliegen des Bundeskanzleramtes (BKA): Um der zeit- und kostensparenden Möglichkeit der elektronischen Identitätsbestätigung Akzeptanz endlich zum Durchbruch zu verhelfen, wurde eine Kooperation ins Leben gerufen, die die Aktivierung der digitalen Unterschrift automatisiert per Handy erlaubt - sofern man ein angemeldetes Mobiltelefon und ein Bankkonto sein Eigen nennt.


Mobile Bezirkshauptmannschaft
Dass auch die Städte der Bundesländer offen für innovative Ideen sind, stellte Innsbruck mit seiner "Mobile Bezirkshauptmannschaft" unter Beweis, in deren Rahmen seit 2004 Dienste BH-Mitarbeiter auf regionale Messen und regelmäßig in größere Unternehmen entsandt werden, um dort Services wie die Beantragung von Reisepässen oder Führerschein sowie umfassende Informationen vor Ort anzubieten - und zwar auf Basis einer Echtzeit-Anbindung an Applikationen und Datenbanken. "Da sollen Leistungen ja schnell erledigt werden", erinnert Karin Ostermann von der BH Innsbruck.

Das Projekt habe bereits zu zahlreichen Anfragen anderer österreichischer BHs geführt. Zwar gebe es vereinzelt auch Vorbehalte dagegen, als BH "mit dem Bauchladen Behördenwege zu erledigen", grundsätzlich werde das Angebot jedoch sowohl von Bürger als auch Unternehmen sehr gut angenommen. Immerhin diene es ja auch dem Zweck, "die Behörde dem Bürger einen Schritt näher zu bringen", sagt Ostermann.

Die Förderung der Zusammenarbeit und des Lernens zwischen den Behörden soll in Österreich künftig weiter ausgebaut werden - dazu diente eben auch die Verwaltungsmesse. Dass das in einem gewissen Maß bereits jetzt passiert, bemühte sich allerdings Heinisch-Hosek zu betonen. "Technologischer Fortschritt und Innovation in der Verwaltung steht auch in schwierigen Zeiten nicht still", sagt die Beamtenministerin. Und auch EU-Kommissions-Vizepräsident Sefcovic sekundierte unter dem Hinweis auf den steigenden Kostendruck und die Sparvorgaben der europäischen Regierungen: "Wie soll man das Angebot ausbauen, wenn man ständig weniger Mittel zur Verfügung hat?" Um sich darauf selbst die Antwort zu geben:" Mit der Hinwendung zur IT".

Meldungen und Datensätze der Stadt Wien http://data.wien.gv.at/
Datenportal des Umweltministeriums www.edm.gv.at
Aktivierung der digitalen Signatur https://www.sendstation.at/