Übervoller Terminkalender, E-Mail-Flut, Deadlines: Prioritäten setzen und Zeitfresser eliminieren nimmt den Druck heraus.
Die Mailbox quillt über, auf dem Schreibtisch stapeln sich unerledigte Aufgaben, und für das wichtige Meeting ist eigentlich gar keine Zeit. Die To-do-Liste wird immer länger, und am Abend folgt bei so manchem berufstätigen Menschen die Erkenntnis, wieder einmal nichts weitergebracht zu haben. Davor ist man natürlich auch im Homeoffice nicht gefeit, in dem sich in der derzeitigen Ausnahmesituation wegen der Coronavirus-Pandemie viele berufstätige Menschen befinden.
Zeitmanagement scheint die Lösung zu sein, aber: "Zeit kann man nicht managen, denn sie ist unveränderbar. Also ist Selbstmanagement eigentlich die bessere Bezeichnung", sagt Angelika Woglar, Coach und Unternehmensberaterin in Salzburg. Sie hält in Unternehmen Zeitmanagementseminare ab und bietet danach auch Einzelcoachings an.
Je nach Persönlichkeitstyp und Vorliebe gibt es zahlreiche hilfreiche Methoden, mit denen der Umgang mit Termindruck, Informationsflut und Deadlines verbessert werden kann. Eine der bekanntesten ist die Eisenhower-Matrix. Angeblich hat der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower das Prinzip "erfunden" und angewendet. Ob es wirklich so war, ist nicht verbürgt, beliebt ist die Matrix aber allemal. "Sie eignet sich als tolle Methode, um Prioritäten zu setzen", sagt Woglar.
Es ist einfach: Es reichen ein Stift und ein Blatt Papier, das in vier Quadrante unterteilt wird. Die anstehenden Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und eines der vier Felder eingetragen. Somit ergibt sich eine Einteilung in: sofort selbst erledigen, delegieren, verbindlich einplanen oder ab in den Papierkorb.
Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen
Die ALPEN-Methode ist eine Art, seinen Tagesablauf zu planen: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen priorisieren, Nachkontrollieren. Wer täglich einige Minuten zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans investiert, erspart sich später viel Zeit.
Woglar arbeitet in ihren Seminaren auch mit der Pomodoro-Technik, benannt nach einer Küchenuhr in der Form einer Tomate. Aufgaben werden nach dem Aufschreiben fokussiert in Abschnitten erledigt. Jeder Abschnitt dauert 25 Minuten (Uhr stellen!), dann gibt es fünf Minuten Pause. Störungen sind nicht erlaubt. Sie werden auf später verschoben und im Block erledigt.
Das nach dem italienischen Wohlfahrtökonomen Vilfredo Pareto benannte Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt, ist weniger eine Technik, sondern vielmehr ein "Aha-Erlebnis", sagt Woglar. Sie soll helfen, sich auf das Wichtigste beziehungsweise Wesentlichste zu konzentrieren. Aus einer Aufgabenliste könnte eine Erfolgsliste werden, denn das Prinzip besagt, dass 20 Prozent des zeitlichen Aufwands 80 Prozent des Erfolgs beziehungsweise der Ergebnisse ausmachen können. Die restlichen 80 Prozent des Zeitaufwandes dienen Detailarbeiten und Perfektionierung.
Auch das Parkinsonsche-Gesetz - vorsichtig und nur punktuell angewandt - könne man beachten, sagt Woglar. Es besagt, dass sich "Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht". Das heißt, je weniger Zeit man sich für eine bestimmte Aufgabe nimmt, je näher man zum Beispiel zur Deadline hin plant, desto weniger Zeit benötigt man auch. Speziell für jene Personen, deren innerer Antreiber "Sei perfekt" ist, kann diese Methode hilfreich sein. Aber eben nicht für alle Aufgaben, sondern vereinzelt und bei denen gilt: "Gut ist gut genug".
Zeitfresser erkennen und eliminieren
Doch was ist es genau, das uns davon abhält, unsere Arbeit konzentriert und ohne Ablenkungen zu erledigen? Es sind die Zeitfresser oder Zeitdiebe, die uns Energie und Arbeitszeit rauben. So haben sich E-Mails zu einer richtigen Plage im Arbeitsleben entwickelt. Ein paar Tage nicht im Büro, und schon quillt der E-Mail-Eingangsordner über. So sehr man sich auch bemüht: Am Ende des Tages bleibt das unbefriedigende Gefühl, der Lage wieder nicht Herr geworden zu sein.
Die E-Mail-Flut sei in der Tat der Zeitfresser Nummer 1, weiß Angelika Woglar aus ihren Seminaren und Coachings. Hier helfe nur eine gute Organisation. "Der Posteingang sollte täglich geleert werden", sagt sie. Ein paar Ordner anzulegen und eingehende E-Mails zu sortieren, schaffe mehr Übersicht. Man müsse auch nicht in jedem Verteiler sein, und für die ewig gleichen Anfragen könnte man sich Musterantworten überlegen.
Ein weiterer Zeitfresser: Meetings. Abgesehen davon, dass diese oft sehr lang dauern würden, fehle oft die Agenda. Woglar: "Es wird viel geredet, aber ohne Aussage." Gerade in der derzeitigen Situation, in der viele Videokonferenzen stattfinden, sei es wichtig, vorher festzulegen, worum es genau gehen soll.
Klatsch und Tratsch gehören im Berufsalltag auch dazu, "aber nicht unkontrolliert", sagt Woglar. Kollegen, die gerne spontan "auf Besuch" kommen wollen, kann man durch ein Schild an der Tür signalisieren, dass es gerade nicht geht.
Doch oft sind nicht "die anderen" schuld, wenn es an der nötigen Konzentration fehlt. Wer nebenbei immer wieder SMS oder WhatsApp-Nachrichten liest oder im Internet surft, darf sich nicht wundern, dass ihm dann die Zeit davonläuft. Wer nicht nein sagen kann und immer anderen helfen will, verliert viel Zeit für die eigene Arbeit. Perfektionisten drohen, sich in Details zu verrennen.
Was braucht wie viel Zeit?
Um Zeitfresser aufzuspüren, empfiehlt Woglar, eine Woche lang ein Zeitverwendungsprotokoll zu führen, um zusätzliche, bisher noch gar nicht bewusste Zeitfresser zu identifizieren und zu analysieren, wie man eigentlich seine Zeit so verwendet. Auch das Thema der Pufferzeiten (durchschnittlich 40 Prozent) werde spätestens nach der Zeitverwendungsanalyse plausibler. "Wenn dann eine gewisse Zeit nach einem veränderten System gearbeitet wird, wird es zur Gewohnheit, und die effizientere Zeitnutzung greift", sagt Woglar. Und abschließend: "Durchhalten ist die Devise."