Wien. Österreich ist ins Netz gegangen: Drei von vier Haushalten und die überwiegende Mehrheit der Unternehmen sind online. Für die Verwaltung bedeutet dieser Umstand nicht nur eine Herausforderung, sondern auch die Aussicht auf ein großes Einsparungspotenzial. In der Stadt Wien schickt man sich an, dieses unter anderem mit einer Innovation im Schriftverkehr zu heben: der elektronischen, oder, um genauer zu sein, dualen Zustellung.
Brigitte Lutz, Mitarbeiterin der Gruppe Informations- und Telekommunikationstechnologie der Magistratsdirektion Wien, erläutert, was darunter zu verstehen ist: Die duale Zustellung sei nicht als Ersatz für den physischen Versand gedacht, sondern als Ergänzung dazu - ein Kompromiss, der auf der Tatsache beruht, dass die elektronische Erreichbarkeit der Empfänger vielfach noch nicht gegeben ist, wie Lutz betont. Grundlage für jede nachweisliche elektronische Zustellung, das elektronische Pendant zum RSa- oder RSb-Brief, ist nämlich eine Anmeldung und Authentifizierung des Empfängers etwa per Bürgerkarte oder Handysignatur.
Für die Stadt Wien weist die Etablierung dieses dualen Systems erhebliche Vorteile auf. Konkret wird diese Organisation der Zustellung in die etablierten elektronischen Bearbeitungsprozesse eingebunden. Im elektronischen Akt der Verwaltung verfügt der Mitarbeiter etwa über die Möglichkeit, per Klick eine Abfertigung zu veranlassen, die dann die Umwandlung von Schriftstücken in eine Datei, deren Amtssignierung und schließen die Versendung - auf elektronischem und physischem Wege - auslöst.
"Primär ist damit eine Kostenreduktion verbunden", sagt Lutz. "Gerade wenn man durchgängige elektronische Prozesse hat, wie das bei der Stadt Wien der Fall ist, erzielt man Einsparungen beim Manipulationsaufwand und schafft eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter", sagt Lutz.
"Aufgrund der dualen Zustellung ist es für uns als absendende Stelle nebensächlich, ob Empfängerinnen und Empfänger elektronisch erreichbar sind, oder nicht", erläutert Lutz die Vorzüge des zweigleisigen Systems.
Klar ist aber auch, dass noch größere Einsparungen - etwa durch einen Wegfall der Portokosten - bei einer rein elektronischen Zustellung erzielt werden könnten. Um das zu erreichen, will man im Rahmen der Initiative "Wien stellt e‘ zu", die Zahl jener Empfänger erhöhen, die ein elektronisches Postfach eröffnen und so eine rein elektronische Zustellung akzeptieren.
