Wenn Mitarbeiter Arbeitszeit vergeuden und die Produktivität leidet, sind die Schuldigen meist in der Chefetage zu finden.
Wien. Womit sind Arbeitnehmer während ihrer Arbeitszeit tatsächlich beschäftigt? Wie viel Zeit verwenden Manager für Führungsaufgaben? Und was hat das mit der Produktivität des Unternehmens zu tun?
Antworten darauf liefert die kürzlich erschienene Studie "Kosteneffizienz durch Wertschöpfung", für die die Managementberatungsfirma Factor P 110 mittelständische Produktionsunternehmen untersucht hat. Das zentrale Ergebnis fasst Studienautor und Factor-P-Geschäftsführer Alexander Maier so zusammen: "Bei den gewerblichen Mitarbeitern ist 40 Prozent der Arbeitszeit nicht wertschöpfend, und im administrativen Bereich ist dieser Anteil mit 46 Prozent sogar noch höher." Mit anderen Worten: Beinahe die Hälfte der Arbeitszeit wird mit Tätigkeiten vergeudet, die nichts zur Herstellung eines Produktes oder zu einer Dienstleistung beitragen.
Warten, Suchen, Fragen
Stattdessen herrscht Leerlauf, weil man auf Anweisungen des Vorgesetzten wartet, wichtige Unterlagen sucht oder die Anfrage eines Kollegen nicht verstanden hat und deshalb mehrmals Rücksprache halten muss. Tatsächlich ortet die Studie in der Informationsbeschaffung das größte Problem, macht sie doch bis zu 30 Prozent der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit aus.
Die Hitliste der Zeitfresser für gewerbliche Arbeiter wird von Wege und Transport (24 Prozent), Mehrarbeit wegen Qualitätsproblemen (23 Prozent) und Warten auf Anweisungen (12 Prozent) komplettiert. Bei den Büroangestellten geht ein Viertel der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit für Mehrarbeit drauf, die durch unklare Verantwortlichkeiten entstehen, 14 Prozent für Fehlerkorrekturen und acht Prozent für unnötige Dokumentation.
Unproduktive Österreicher
Doch auch in Österreich ist die Vergeudung von Arbeitszeit ein weit verbreitetes Problem. In heimischen Unternehmen wird pro Jahr an durchschnittlich 84 Tagen unproduktiv gearbeitet. Zu diesem Ergebnis kommt die Produktivitätsstudie 2013 der Unternehmensberatung Czipin Consulting. "Bei 220 gesetzlichen Arbeitstagen im Jahr bedeutet das, dass gut ein Drittel der Arbeitszeit vergeudet oder nicht sinnvoll genützt wird", belegt die Studie. Wer glaubt, dafür seien vor allem faule Mitarbeiter verantwortlich, der irrt. "Schuld daran sind Fehler bei Management und Planung", so Geschäftsführer Alois Czipin.
Die Experten raten, Prozesse bereits vorab so zu strukturieren, dass die Abläufe danach automatisiert und reibungslos funktionieren. Auch die klare Verteilung von Verantwortlichkeiten kann für mehr Produktivität sorgen.
Besonders mittelständische Unternehmen seien für nicht wertschöpfende Arbeitsprozesse anfällig, schlägt die Factor-P-Studie Alarm. Der Grund dafür sei meist die zu rasche Expansion. "Die Anpassung von Prozessen und Strukturen an neue Anforderungen fällt dabei häufig der Befriedung der steigenden Nachfrage zum Opfer."
Anstatt die Strukturen und Abläufe den neuen Gegebenheiten anzupassen, wird die Planung und Entscheidung lieber "aus dem Bauch" gemacht, werden Kennzahlen kommuniziert, die die Mitarbeiter weder kennen noch verstehen, und Kollegen zu Führungskräften befördert, die dieser Aufgabe nicht gewachsen sind. "Zentrale Ursache für Wertschöpfungsverluste im Mittelstand ist die mangelhafte Personalführung", so das Fazit von Factor P.
Manager als Produktivitätskiller
Tatsächlich weisen beide Studien explizit auf schlechtes Führungsverhalten als Ursache für fehlende Produktivität hin. Wahre Produktivitätskiller sind zum Beispiel Vorgesetzte, die sich zu passiv verhalten und keine klaren Anweisungen geben. Aber auch solche, die, statt den Kurs vorzugeben, vollauf damit beschäftigt sind, auf die jeweiligen Umstände zu reagieren.
"Führungskräfte verbringen circa 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit reaktiven Tätigkeiten, das bedeutet, dass sie in dieser Zeit keine Führungsaufgaben übernehmen", klagt Studienautor Maier. "Seine Ziele erreicht man aber nicht, indem man bloß auf Vorgänge reagiert, sondern proaktiv agiert."
Der kürzeste Weg zur Hebung von Produktivitätsreserven sei daher die Umkehr des Verhältnisses von Administrations- und Führungsaufgaben. Eine Botschaft, die in den Chefetagen offenbar angekommen ist. Maier: "Laut unserer Studie sehen 97 Prozent der Führungskräfte die Notwendigkeit für Veränderungen." Bleibt zu hoffen, dass österreichische Manager das ähnlich empfinden.
Schließlich ist laut Czipin Studie die schlechte operative Planung und Steuerung sowie zu wenig Führung für rund 64 verlorene Arbeitstage in österreichischen Unternehmen verantwortlich. Für Studienautor Alois Czipin steht daher fest: "Es gibt akuten Handlungsbedarf für die Führungsmannschaften heimischer Unternehmen."
Tipps für mehr Produktivität
Wer seinen Arbeitstag produktiver machen will, der sollte seine Arbeitsaufgaben mittels einer To-do-Liste täglich nach Dringlichkeit sortieren, und diese dann gezielt abarbeiten. Gleichzeitig sei eine Not-to-do-Liste dringend empfohlen. Der Grund: Täglich gehen 29 Minuten der Arbeitszeit für private Tätigkeiten wie Telefonate, Rauchpausen oder Internetsurfen drauf - macht in Summe 14,5 Arbeitstage pro Jahr. Das haben Arbeitnehmer bei einer Umfrage des Linzer Meinungsforschungsinstitut Imas angegeben.
Deshalb darf auf der Not-to-do-Liste keiner der großen Zeitfresser fehlen. Zu diesen zählen: überflüssige Meetings, das ständige Abrufen und Beantworten von privaten E-Mails, Online-Shopping und Social-Media-Updates und der ausufernde Smalltalk mit den Kollegen.