Anfang der 80er wurden dann die IT-Verfahren "Bundesvoranschlag (BV) und Personalinformationssystem (PIS)" entwickelt, um einerseits die Budgetmanagementprozesse zu vereinfachen andererseits die Personalisten bei einer Vielzahl wesentlicher Aufgaben zu unterstützen.

Diese IT-Verfahren decken hervorragend die Anforderungen der damaligen Zeit ab. Im Laufe der Jahre sind jedoch die Ansprüche an eine IT-Unterstützung gestiegen, sodass einige heute wesentliche Anforderungen durch die bestehenden Systeme nicht mehr ausreichend erfüllt werden können. Beispielhaft sei angeführt eine durchgängige, vollständige IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse (z. B. von der Anmeldung der Überstunde bis zur Zahlbarstellung), welche eine weitestgehende Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Tätigkeiten bewirken würde. Die Einbindung von Workflow-Systemen, der Einsatz von optischen Archiven, die Bereitstellung einer modernen, graphischen Benutzeroberfläche und damit die Schaffung einer "virtuellen Arbeitsumgebung" bilden hierfür nur einige der Voraussetzungen. Darüber hinaus ist der Lebenszyklus der IT-Verfahren am Ende und neue bzw. zusätzliche Funktionen sind nur mehr schwierig bis gar nicht implementierbar.

Bereits 1993 hat die Schweizer Bundesverwaltung mit der Einführung von SAP im Bereich der Haushalts- und Rechnungsführung begonnen und 1997 auf Basis einer Wirtschaftlichkeitsanalyse im Schweizer Bundesrat eine einheitliche Einsatzstrategie für SAP in der Bundesverwaltung beschlossen. Eine ähnliche Vorgehensweise wurde von der Österreichischen Bundesverwaltung gewählt.

Zunächst wurde 1997 eine Machbarkeitsstudie beauftragt, um die Umsetzbarkeit des Einsatzes einer integrierten und betriebswirtschaftlich ausgerichteten Standardsoftware, wie beispielsweise SAP, zu untersuchen. Aufbauend auf den Untersuchungsergebnissen wurden 1998 die konzeptionellen Grundlagen für die Reorganisation des Haushalts- und Rechnungswesens ausgearbeitet und anschließend an ein europaweites Vergabeverfahren, in dem Siemens Business Services als Bestbieter ermittelt worden war, mit den Realisierungsarbeiten zum Projekt "Haushalts- und Rechnungswesen mit SAP (HV-SAP)" begonnen. Parallel dazu wurden die wesentlichsten Standards aus technisch-organisatorischer Sicht festgelegt, um die Basis für einen einheitlichen und ökonomischen Einsatz der Standardsoftware SAP im Querschnittsbereich der Bundesverwaltung und im BMF zu legen.

Haushalts- und Rechnungswesen mit SAP (HV-SAP)

Im Rahmen des Projekts HV-SAP wird das gesamte Haushalts- und Rechnungswesen Österreichs auf eine ökonomische und zeitgemäße Form des Rechnungswesens und auf die weltweit bewährte Standardsoftware von SAP umgestellt. Das Projekt HV-SAP ist einerseits ein Organisations- bzw. Reorganisationsprojekt zur Straffung und Optimierung der betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse.

Andererseits ist HV-SAP auch ein Technologieprojekt, in dem neben modernster und leistungsfähigster Technologie auch ein umfassendes Funktionsportfolio der SAP-Lösungspalette vorgesehen ist. Als Hauptbestandteile des Portfolios kommen insbesondere Lösungsmodule für Budgetmanagement, Budgetvollzug sowie Lösungen für die Angebots-, Bestell- und Liefervorgänge zum Einsatz. Darüber hinaus ist ein umfassendes Datawarehouse in Form eines Managementinformationssystems zur Erstellung von Analysen und Auswertungen vorgesehen.

Die wesentlichsten Ziele

von HV-SAP lauten:

- gesteigerte Effizienz und Qualität des Verwaltungshandelns

- erhöhte Wirtschaftlichkeit im Cash-Management

- Einsparungspotenzial ca. 730 Mio. ATS p.a. (basierend auf einer Studie der WU-Wien)

- verbesserte Kommunikation innerhalb der Verwaltung und zur Wirtschaft

- mehr Bürgerfreundlichkeit

- bessere Arbeitsbedingungen für Verwaltungsangestellte

Das durch den Einsatz entstehende Nutzenpotenzial bringt nicht nur eine Steigerung der Effizienz der Verwaltungsprozesse durch die Reduzierung der Bearbeitungs- und Kommunikationszeiten, sondern auch eine Reihe von monetären Nutzenkomponenten, wie zum Beispiel flexible Zahlungsdurchführung und verbessertem Liquiditätsmanagement.

Parallel zu den Reorganisationsmaßnahmen und der Technologie-Implementierung wird eine intensive Schulung für über 5.000 Benutzer hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Funktionalität und der praxisnahen Geschäftsfallbearbeitung durchgeführt.

Begleitend zur Schulung in den funktionalen und betriebswirtschaftlichen Themen, wurde vom BMF auch eine Informations- und Aufklärungskampagne gestartet, um die Dienststellen und ihr Umfeld nicht nur über die funktionalen und technologischen Veränderungen, sondern auch über die damit verbundenen Qualifikationen und kompetenzfördernden Hintergründe dieser Veränderungen im Anforderungsprofil der Benutzer zu informieren. Die Projektrealisierung erfolgt in drei Hauptphasen:

* Konzeption und Prototyp (abgeschlossen)

* Softwareentwicklung und -bereitstellung (abgeschlossen)

* Rollout und Einsatz in allen Ressorts und obersten Organe (laufend)

Rollout und Einsatz

Im Herbst 2000 startete plangemäß die Rolloutphase für HV-SAP. Jedem Rollout geht die Festlegung der Projektstruktur und die Nominierung des Rollout-Teams voran. Das Rollout erfolgt durch ein gemeinsames Team des jeweiligen Ressorts, dem BMF, der BRZ GmbH und des Generalunternehmers Siemens Business Services (SBS).