Vor allem die Vernetzung bietet der Rechtsabteilung eine Möglichkeit zur (Neu-)Positionierung im Unternehmen.
Oftmals ist die Einführung eines Vertragsmanagement-Tools der erste Schritt in die Digitalisierung einer Rechtsabteilung. Die Gründe dafür kommen einerseits von außerhalb des Unternehmens - zum Beispiel durch strengere Anforderungen von Behörden oder interne Vorgaben und die daraus resultierende höhere Bedeutung der internen Compliance. Andererseits basiert die Entscheidung für ein Vertragsmanagement-Tool oft einfach auch auf dem Wunsch der Rechtsabteilung, moderner, zeitgemäßer zu arbeiten, Prozesse zu beschleunigen oder schneller und besser Verträge oder Vertragsinhalte abseits der E-Mail-Inbox suchen und finden zu können.
Vertragsmanagement ist ein sehr spannendes Thema, weil es so übergreifend die verschiedenen Aufgaben rund um die Verträge des Unternehmens berührt. Stakeholder sind außer der Rechtsabteilung auch alle anderen Abteilungen, die mit den Verträgen arbeiten. Beispielsweise Einkauf und Vertrieb, Personalentwicklung oder Finanzen.
Über die (digitale) Vertragsverwaltung hinaus decken daher viele Tools auch Teile oder den gesamten Prozess von der Vertragserstellung bis hin zum Vertragscontrolling ab.
Als Basisfunktionalitäten eines Vertragsmanagement-Tools zählen heute:
eine Datenbank, in der Verträge, Dokumente und Daten gespeichert werden,
gute Suchfunktionen für die Datenbank,
Erinnerungsfunktionen für Fristen und Termine sowie
Reportingmöglichkeiten zur automatischen Erstellung von Berichten und Dashboards.
Fast schon zum Standard gehört auch die Möglichkeit, eingescannte Verträge mit dynamischer Texterkennung auslesen zu können.
Die neue (also zweite) Generation der Vertragsmanagement-Tools erweitert diese Basis um bessere Nutzbarkeit, intelligentere Suchen, auf künstlicher Intelligenz basierende Automatisierung, Schnittstellen zu anderen Systemen wie Einkaufs-, Vertriebsplattformen, aber auch beispielsweise Projektmanagementsoftware oder Rechnungslegungsmodulen.
Vor allem die Vernetzung durch die Anbindung relevanter Schnittstellen bietet der Rechtsabteilung eine Möglichkeit zur (Neu-)Positionierung im Unternehmen. Die Verantwortung für Compliance, aber auch die fachlich/juristische Fähigkeit, Vorlagen für Verträge zu erstellen, machen die Rechtsabteilung plötzlich, wenn sie das möchte, zum Ermöglicher und aktiven Player, um als Unternehmen gemeinsam Business zu generieren.
Je nach Bedarf, Wunsch und Vision gibt es am Markt eine große Vielzahl an Vertragsmanagement-Tools. Nach Auswahl des passenden Tools sollte das Augenmerk bei der Implementierung auf die Prozesse und auf Changemanagement, also die Begleitung der Menschen zur Verwendung des Tools und Umsetzung der neuen Arbeitsprozesse, gelegt werden. Denn dies sind die - leider meistens unterschätzten - Faktoren für den Erfolg des neuen Vertragsmanagements.
Sophie Martinetz (l.) ist Gründerin und Leiterin, Kristina Hofer Senior Projekt Managerin von Future-Law, einer unabhängigen Plattform für Legal Tech.
Bis Mitte dieses Jahres erscheint an dieser Stelle jeden letzten Freitag im Monat eine Kolumne eines Experten der Plattform Future-Law zum Thema Legal Tech.
Alle Beiträge dieser Rubrik unter: https://www.wienerzeitung.at/recht