Ziel ist es, die einzelnen Schritte des Lebens eines Vertrages zu verstehen und zu analysieren.
Welches Vertragsmanagement-Tool passt zu uns? Diese Frage steht meist am Anfang. Allerdings ist sie am Ende oft der krönende Abschluss bei der Suche nach einer technologieunterstützenden Orientierung einer Rechtsabteilung oder einer Kanzlei. Wie also anfangen?
Die von Future-Law entwickelte Contract-Cycle-Methode gibt hier einen klaren Handlungsfaden. Ziel ist es, die einzelnen Schritte des Lebens eines Vertrages zu verstehen und zu analysieren (sogenanntes "Unbundling"). Auf Basis dieser Analyse kann dann ein geeignetes Vertragsmanagement-Tool ausgewählt und eingeführt werden. Im Zuge der Tool-Einführung werden Prozesse oft neu definiert und nachhaltig verbessert. Welche Schritte sind nun die des Contract Cycle?
Die Contract Creation besteht meist aus folgenden einzelnen Schritten: Request: Wo/Wie kommt die Anfrage? Drafting: Wer übernimmt den ersten Entwurf des Vertrages? Templates: Wo/Welche Musterverträge liegen vor? Reviewing and Redlining (Versioning): Wer liest den Entwurf, kommentiert ihn? Authoring: Wer gibt den Entwurf frei?
Contract Negotiation & Collaboration: Hier werden die Details zum Verhandlungsablauf, die Abstimmungs- und Zusammenarbeitsprozesse genau durchleuchtet. Wer hat welche Rechte und Rollen, wie viele Schleifen sind notwendig und vor allem: Wer darf/muss die finale Version freigeben, und wie erfolgt
die Unterschriftseinholung?
Danach folgen
die Contract Execution
die Contract Administration - Archivierung des Vertrages
der Contract Closeout und abschließend und oft vergessen:
der Contract Overview/Management: (Abteilungs-)Reporting, Überblick über die Verträge und deren Status; die Aufwände pro Vertrag, Zeit und Kosten (für Anwälte selbstverständlich), die Customer Experience von externen und internen Kunden und die Darstellung und Zuordnung von Key Performance Indicators (die wichtigsten Unternehmenskennzahlen adaptiert für die Rechtsabteilung).
Bei der Aufarbeitung dieser Schritte werden Vertragsarten und -abläufe zusammengeführt und vereinheitlicht, damit die Komplexität des Prozesses vereinfacht wird (nicht aber der Inhalt der Dokumente). Sodann können Rechtsabteilungen weitere Schnittstellen zu Fachabteilungen definieren und einbinden, oder auch externe Dienstleister wie Rechtsanwälte. Die einzelnen Fragestellungen des Contract Cycle mögen auf den ersten Blick alle selbstverständlich klingen. Sind sie aber nicht. Das "Unbundling" ist gerade für Juristen eine große Herausforderung, da es nicht ihre ureigenste Domäne ist. Denn das hervorragende Ergebnis am Ende zählt. Dem Weg dorthin wurde bisher wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das ändert sich.
Bis Mitte dieses Jahres erscheint an dieser Stelle jeden letzten Freitag im Monat eine Kolumne eines Experten der Plattform Future-Law zum Thema Legal Tech.