Sie ist nahezu in allen Berufsgruppen auf dem Vormarsch - und vielerorts schon längst umgesetzt: die Digitalisierung. Nun schwappt die digitale Welle langsam, aber sicher auch auf den Steuerberatungssektor über. Und das ist auch dringend notwendig, denn nur so wird man sich am hart umkämpften Markt behaupten und langfristig durchsetzen können.

In der Kanzlei der Zukunft setzt man künftig aber nicht nur auf Digitalisierung, sondern geht sogar noch einen Schritt weiter und verbindet Digitalisierung mit Automatisierung. Das Ergebnis: die "Digimatisierung". Darunter versteht man eine ganze Reihe an Maßnahmen, die zu einer deutlichen Entlastung von Verwaltungsaufgaben und Ressourcen in Kanzleien führen sollen. Konkret ist das: Die Einrichtung einer digitalisierten und automatisierten Buchhaltung mit plattformorientierten digitalen Auswertungen und Mahnsystemen, revisionssicheren Belegarchiven, digitalisierten Zahlungsmanagements sowie automatisierten Datenanalysen. So eine Umstellung ist jedoch nicht immer leicht durchzuführen. Wo soll man am besten beginnen, und welche Themen sind für die Kanzlei der Zukunft wirklich wichtig?

Peter Brunmayr ist Prokurist und Leiter des Bereichs Vertrieb und Marketing der Datev.at GmbH. - © privat
Peter Brunmayr ist Prokurist und Leiter des Bereichs Vertrieb und Marketing der Datev.at GmbH. - © privat

Digitale Buchhaltung
als erster Schritt

Für viele Steuerberater ist die digitale Buchhaltung der Ausgangspunkt, um Prozesse in der Kanzlei zu "digimatisieren" und damit zu vereinfachen. Warum? Weil die manuelle Erfassung von Mandantenbelegen nach wie vor sehr viel wertvolle Arbeitszeit von Kanzlei-Mitarbeitern bindet. Das möchte man natürlich verhindern. Spezielle Software macht es heute möglich, Buchungsbelege im Zuge des Scanvorgangs gleich automatisch mit einer vorausgefüllten Buchungszeile zu verknüpfen. Anstatt durchschnittlich 40 bis 60 Buchungszeilen pro Stunde, können so gleich mehr als 200 Buchungszeilen und mehr verarbeitet werden.

Nicht nur die Zeitersparnis ergibt sich hier als großer Vorteil. Die "digimatisierten" Prozesse eliminieren gleichzeitig auch manuelle Fehlerquoten, wodurch die Buchhaltungsqualität deutlich gesteigert werden kann. Das Fazit: Innerbetriebliche Kosten für die Erstellung der Buchführung werden reduziert. Das führt wiederum dazu, dass zusätzliche Leistungen angeboten und neue Kunden gewonnen werden können - oftmals sogar moderne, mittelgroße Unternehmen, die mit bisherigen Prozessen nicht zu bewältigen waren.

So bleibt man langfristig gesehen wettbewerbsfähig und treibt das Wachstum der Kanzlei schneller voran. Ist die "Digimatisierung" der Buchhaltung erst vorangeschritten, ist eine Überprüfung und Umstellung der internen Kanzlei-Abläufe und Strukturen der nächste Schritt. Die große Herausforderung dabei: eine angepasste Arbeitsweise und Ausbildung der Mitarbeiter, die neue Prozesse lernen und meistern müssen.

Chance, die Beziehungen zu Mandanten zu intensivieren

Dass man nun vielerorts hört, dass die Digitalisierung zu einer Verminderung von Arbeitsplätzen führt, stimmt so nicht ganz. Vielmehr hat man durch die sinnvolle Nutzung von Ressourcen, die Möglichkeit zu expandieren und in anderen Bereichen Arbeitsplätze aufzubauen. Es bietet sich die Chance, Mandantenbeziehungen durch den unkomplizierten digitalen Austausch und die schnelle Bereitstellung von Informationen sogar zu intensivieren. Und das entspricht natürlich auch der Erwartungshaltung jüngerer Mandanten, die den Status quo der heutigen IT-Infrastruktur einfach voraussetzen. Ein wichtiges Kapital für die Zukunft werden auch die kompletten Buchhaltungsbestände - der größte Schatz einer Kanzlei - sein. Big Data heißt das Schlagwort. Aus diesen Daten lassen sich für den Kunden künftig zusätzliche Dienstleistungen mit Mehrwert für Unternehmen ableiten, die von der Kanzlei angeboten werden können.

Wer als Steuerberater bei diesen Entwicklungen nicht mitzieht, wird es in Zukunft zunehmend schwieriger haben, am Steuerberatermarkt wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben den vielen digitalen Neuerungen und Herausforderungen darf man aber natürlich eines nie vergessen: Es muss nach wie vor ausreichend Platz für persönliche Beratung sein. Die richtige Kombination aus beidem wird künftig über Erfolg und Nichterfolg entscheiden.