Ob die erhofften Erleichterungen tatsächlich eintreten werden, ist vorerst ungewiss.
Zur Umsetzung der fünften EU-Geldwäscherichtlinie in Österreich wurde im Juli das sogenannte EU-Finanz-Anpassungsgesetz (EU-FinAnpG 2019) erlassen. Dieses sieht vor allem Neuerungen im Bereich des "Wirtschaftliche Eigentümer Registers" (WiEReg) vor, die zum Großteil am 10. Jänner 2020 in Kraft treten werden. Das WiEReg wurde aufgrund der Anforderungen der vierten Geldwäscherichtlinie im Vorjahr geschaffen und verpflichtet Rechtsträger (wie Gesellschaften, Genossenschaften, Vereine, Stiftungen) mit Sitz in Österreich zur Eintragung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer.
Die wichtigsten Änderungen im Detail: Einige bereits bisher im Gesetz verankerte Themenbereiche erfahren durch die Novelle Änderungen: So müssen aufgrund der Vorgaben der fünften Geldwäscherichtlinie bestimmte Registerdaten (insbesondere die Person des wirtschaftlichen Eigentümers) künftig - anders als bisher - für jedermann einsehbar sein. Eine öffentliche, beschränkte Einsicht wird kostenpflichtig über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) als Registerbehörde möglich sein, während eine vollumfängliche Registereinsicht weiterhin nur dann möglich ist, wenn ein berechtigtes Interesse besteht.
Neu: Compliance-Package
Neben der jährlichen Überprüfung der Richtigkeit und Aktualität der Registereinträge wird es künftig eine jährliche Meldepflicht an das Register auch dann geben, wenn die Einträge nach wie vor aktuell sind ("Bestätigungsmeldung"). Bisher war eine Meldung nur bei Veränderungen betreffend das wirtschaftliche Eigentum erforderlich. Anders als bisher werden Unternehmen künftig außerdem verpflichtet sein, einen Vermerk im Register zu setzen, wenn ihres Erachtens die Registereinträge eines Geschäftspartners unvollständig oder unrichtig sind und eine entsprechende Mitteilung an den Geschäftspartner erfolglos geblieben ist.
Gänzlich neu ist das im EU-FinAnpG 2019 vorgesehene Compliance-Package, mit dem der österreichische Gesetzgeber sogar über die Anforderungen der fünften Geldwäscherichtlinie hinausgeht. Dieses Package bezeichnet all jene Dokumente und Unterlagen, die für die Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers erforderlich sind. Im Moment können, respektive müssen verpflichtete Unternehmen zwar auf das WiEReg zugreifen, um die vom Geschäftspartner gemachten Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern nachzuvollziehen. Für die gesetzlich geforderte Prüfung der Richtigkeit der Angaben sind in der Regel aber weitere Unterlagen nötig, die derzeit direkt beim Geschäftspartner angefordert werden müssen. Dies bedeutet vor allem bei komplexen internationalen Eigentümerstrukturen einen großen Arbeitsaufwand auf beiden Seiten, also sowohl beim verpflichteten Unternehmen als auch beim Geschäftspartner.
In dieser Hinsicht soll das Compliance-Package ab 10. November 2020 eine Erleichterung für die Unternehmen bringen: Künftig können Rechtsträger auf freiwilliger Basis die zur Überprüfung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente im Register hochladen und definieren, wer Zugriff auf das Package haben soll (entweder allgemeines Zugriffsrecht oder aber beschränkt auf namentlich genannte Geschäftspartner). Aus Gründen der "Qualitätssicherung" kann das Unternehmen den Upload allerdings nicht selbst vornehmen, sondern muss sich dabei zum Beispiel von einem Rechtsanwalt, Steuerberater vertreten lassen. Der Parteienvertreter hat die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Angaben und Dokumente zu bestätigen. Für Rückfragen zum Compliance-Package ist im Register eine E-Mail-Adresse des Parteienvertreters und optional auch des Rechtsträgers anzugeben. Das Compliance-Package ist ab dem Zeitpunkt des Uploads für ein Jahr gültig. Eine Verlängerung um jeweils ein Jahr ist durch eine "Änderungsmeldung" nach Überprüfung der Vollständigkeit und Aktualität der übermittelten Dokumente möglich.
Praktischer Nutzen fraglich
Das mit dem Compliance-Package verfolgte Ziel einer Reduktion des Arbeitsaufwands aufseiten der Unternehmen ist sicherlich zu begrüßen. Ob die erhofften Erleichterungen tatsächlich eintreten werden, ist aber vorerst ungewiss. Es gibt zahlreiche Punkte in der Novelle, die - zumindest auf den ersten Blick - nicht praktikabel erscheinen. So ist etwa eine Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers über die Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumente erforderlich. Allein die Einholung dieser Bestätigungen durch den Parteienvertreter kann einen hohen Aufwand bedeuten, vor allem, wenn es um internationale Konzerne mit zahlreichen inländischen Tochtergesellschaften geht. Außerdem dürfen die Dokumente zum Zeitpunkt des Uploads nicht älter als sechs Wochen sein. Diese knappe Frist kann vor allem dann problematisch werden, wenn die Einholung von Unterlagen aus verschiedenen Ländern erforderlich ist.
Die Novelle sieht vor, dass wirtschaftliche Eigentümer anhand eines "vollständigen und gültigen Compliance-Package" überprüft werden dürfen. Die zur Überprüfung verpflichteten Unternehmen haben aber letztlich selbst zu beurteilen, ob das Package vollständig und gültig ist. Das BMF hat angekündigt, bis September 2020 eine Hilfestellung in Form einer Übersicht der nach dem jeweiligen landesüblichen Standard maßgeblichen in- beziehungsweise ausländischen Nachweisdokumente bereitzustellen. Es ist aber davon auszugehen, dass Geschäftspartner zur eigenen Absicherung eher einen strengen Maßstab bei der Beurteilung der Vollständigkeit eines Compliance-Packages anlegen werden und im Zweifel weitere Dokumente vom Rechtsträger anfordern werden.
Gefahr zu hoher Anforderungen
Dadurch könnte sich letztlich ein neuer, höherer Standard hinsichtlich der angeforderten Dokumente entwickeln und es besteht die Gefahr, dass Unternehmen diesen Standard auch gegenüber Geschäftspartnern anwenden, die kein Compliance-Package im WiEReg hochgeladen haben. Es würden also Anforderungen geschaffen werden, die über das gesetzlich erforderliche Maß hinausgehen und beim einzelnen Unternehmen erst recht wieder zu einem höheren Arbeitsaufwand führen.
Letztlich wird es vor allem auch von der technischen Umsetzung und der "Benutzerfreundlichkeit" abhängen, ob das Compliance-Package zu einem Erfolg wird. Ab November 2020 wird die Praxis zeigen, ob das Compliance-Package tatsächlich die gewünschte Erleichterung bringt, oder ob es im Gegenteil faktisch zu noch höheren Anforderungen an die Dokumentation führt und damit zusätzlichen administrativen Aufwand für Unternehmen bringt.
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