Das Coronavirus hat uns fest im Griff. Haben Sie Ihren Notfallplan schon fertig, haben neue Laptops bestellt und sind bereit, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Hause arbeiten zu schicken?

Sophie Martinetz ist Gründerin und Leiterin von Future-Law, einer unabhängigen Plattform für Legal Tech. Die Digitalisierungsinitiative von Future-Law ist abrufbar unter:
https://digitaleinitiative.future-law.at/
Sophie Martinetz ist Gründerin und Leiterin von Future-Law, einer unabhängigen Plattform für Legal Tech. Die Digitalisierungsinitiative von Future-Law ist abrufbar unter:
https://digitaleinitiative.future-law.at/

Welche digitalen Tools nun gerade in diesen Arbeitssituationen helfen können:

Die Einführung eines digitalen Signaturtools, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zuhause aus (in Quarantäne) arbeiten. Dieses ist unkompliziert und einfach und funktioniert für alle Verträge und Dokumente wie eine Vollmacht, die nicht der Schriftform unterliegt. Also jede Unterschrift, die Sie auf einem eingescannten Papierdokument akzeptieren, ist formfrei. Das sind in den meisten Unternehmen bis zu 90 Prozent der Unterschriften (gem. §883 ABGB: Ein Vertrag kann mündlich oder schriftlich errichtet werden. Diese Verschiedenheit der Form macht, außer den im Gesetze bestimmten Fällen, in Ansehung der Verbindlichkeit keinen Unterschied.) Hier bekomme ich immer wieder den Einwand: Aber woher weiß ich, dass der digitale Zeichner auch wirklich die richtige Person ist? Wissen Sie, wenn Sie einen Vertrag als Word in einem E-Mail verschicken, dieses ausgedruckt und unterschrieben und wieder eingescannt und per E-Mail verschickt wird, ob das durch die wirklich befugte Person erfolgt? Interessanter Weise setzen wir bei der für uns oft neuen digitalen Signatur einen viel strengeren Maßstab als sonst - aber das ist Psychologie. Die digitale Signatur ist nachverfolgbar, das unterzeichnete Dokument fälschungssicher und die Implementierung sehr einfach. Probieren Sie es einfach aus.

Der elektronische Akt und Fristenverwaltung - sollten Sie über diesen noch nicht verfügen, ist Homeoffice schwer machbar. Das wird Ihnen auf die Schnelle auch nicht gelingen, aber Sie könnten sich heute einen Tischscanner anschaffen und ab sofort alle Ihre Akten digitalisieren und strukturiert und durchsuchbar ablegen. Auch Diktiersoftware, die Sie einfach zuhause verwenden können, kann im Homeoffice die Arbeit erleichtern und unkompliziert angeschafft werden.

E-Mails sind zwar unsicher, aber ein effizientes Kommunikationsmittel. Das ändert sich im Homeoffice nicht. Telefonieren ist gut, aber wenn es ein bisschen mehr sein soll, dann ist eines meiner persönlichen Lieblingstools https://www.eyeson.com/: Ein österreichisches Unternehmen, das Videocalls ohne Software-Downloads mit guter Qualität anbietet und daher auch für Menschen geeignet ist, die solche Tools beim Arbeiten zuhause zum ersten Mal ausprobieren oder denen es auf Grund der IT-Einstellungen ihres Unternehmens nicht möglich ist, Videokonferenztools herunterzuladen. Sie können auch bis zu neun Ihrer Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig zusammen schalten.

So lassen sich die nächsten Tage zuhause arbeitend trotz Coronavirus hoffentlich gut organisieren.

Eines zeigt sich jedenfalls in dieser "Corona-Situation": Wer sein berufliches Umfeld schon digitalisiert hat, ermöglicht sich und seinen/ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, viel flexibler und produktiver mit veränderten beruflichen Situationen umzugehen - ist Digitalisierung also ein gutes Investment in die Zukunft?