Ohne die "Macht" von oben wird wenig passieren.
Mehr als 90 Prozent der über 900 registrierten Teilnehmerinnen wählten sich zur voll digitalen Legal-Tech-Konferenz am 11. November 2020 ein. Das alleine zeigt das Interesse an der Digitalisierung des Rechts. Mehr als 100 Vortragende und Expertinnen berichteten von ihren Erfolgen und auch Misserfolgen bei der Umsetzung von Legal Tech. Die wesentlichen drei Erkenntnisse:
Erstens: Legal Tech und Digitalisierung ist Chefinnen-Sache. Also, selbst wenn eine Legal-Tech-Beauftragte bestellt wird - ohne die "Macht" von oben wird wenig passieren.
Zweitens: Legal Tech ist kein IT-Thema, sondern ein Strategiethema. Die Definition der Strategie und der Umsetzung ist am Ende Verantwortung der Chefinnen. Wie kann das gut gelingen? Natürlich braucht es die Einbeziehung von Ideen und Mitwirkung aller Mitarbeiterinnen bei der Strategiefindung. Vor allem durch die Einbeziehung von Innovation als Teil des Jobs, etwa durch Verankerung in Zielvereinbarungen. In den jährlichen Mitarbeiterinnengesprächen wird der individuelle Beitrag zum Thema Digitalisierung/Innovation konkret besprochen und belohnt. Allein diese Sichtbarmachung kostet ein Unternehmen oder eine Kanzlei kein extra Geld. Eine Strategie hat auch den Vorteil, dass sie eine gute Grundlage für einen Mini-Business-Case für die Budgetevaluierung bietet und vor allem, dass sie klar die Probleme definiert, die mit Legal Tech gelöst werden sollen. Oft ergeben sich aus der Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeit viele Prozessfragen, also zum Beispiel: "Was machen wir eigentlich genau, wenn wir eine Anfrage haben und eine Anwältin zuziehen?" Eine Abbildung der Abläufe macht oft Sinn, um dann besser zu erkennen, wo (strukturelle) Probleme mit Legal-Tech-Tools gelöst werden können. Hier ist auch wichtig, die Gesamt-IT- beziehungsweise Tool-Architektur von Kanzleien und Unternehmen zu berücksichtigen.
Drittens: Erfolgreiche Umsetzung muss gut geplant sein. Hält die Lösung für ein Problem mit einem Legal-Tech-Tool Einzug in die Kanzlei respektive Rechtsabteilung, so ist es ratsam, dafür temporär zusätzliche Ressourcen für die Einführung zur Verfügung zu stellen (wie eine Projektmanagerin) und die zukünftigen Anwenderinnen gut zu schulen. "Gut schulen" bedeutet nicht, dass ein US-amerikanischer Tool-Anbieter für alle Mitarbeiterinnen zwei Mal vier Stunden ein virtuelles Training anbietet. Es bedeutet vielmehr, dass maßgeschneiderte Trainings öfter und kleinteiliger geplant und umgesetzt werden. Dass es Ansprechpersonen gibt, die auch wirklich bei Anwendungsfragen helfen können. Denn sonst fühlen sich die Anwenderinnen schnell allein gelassen und nutzen Legal-Tech-Tools nur minimal - oder finden Wege, diese zu umgehen. Eine derartige Umsetzung verlangt viel Planung und auch Zeit. Das führt uns wieder zu Erkenntnis Nummer Eins: Hinter einem gut aufgesetzten und gut finanzierten (nicht überfinanzierten) Legal-Tech-Projekt steht immer eine gute Chefin, die eine gute Strategie und deren Umsetzung erarbeitet hat. (In der weiblichen Form sind auch alle Männer inkludiert.)
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