Anwältinnen fragen selten ihre Klientinnen, was sie sich in Bezug auf die Digitalisierung wünschen. Das kommt wohl daher, dass Anwältinnen gewohnt sind, Lösungen anzubieten. Aber die Digitalisierung ist eine Reise, und es gibt noch keine klaren Lösungen. Daher hier ein kurzer Einblick in den Status Quo der Legal-Tech-Applikationen in Rechtsabteillungen und welches Potenzial hier noch schlummert.
In der aktuellsten Legal Tech aus 2021 scheint eine sehr große Mehrheit der Führungskräfte (83 Prozent) die strategische Bedeutung der digitalen Transformationen zu erkennen.
40 Prozent der Befragten geben an, dass ihre Arbeit zu 30 Prozent aus sich wiederholenden Aufgaben besteht. 17 Prozent der Befragten nutzen ein digitales Dokumentenmanagement, 11 Prozent die elektronische Signatur und 11 Prozent ein digitales Workflow-Management und digitale juristische Datenbanken.
Wunsch nach Zentralablage mit Dokumentenverwaltung
Eine deutlich überwiegende Mehrheit gibt an, dass sich sowohl die juristische und nicht- juristische Arbeitsweise als auch Geschäftsentwicklung, Kostensituation, Gehalt und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen ihrer Ansicht nach positiv bzw. kaum verändern werden.
Die meisten Befragten wünschen sich die Einbindungen von Legal-Tech-Tools in ihre aktuelle Verwaltungssoftware, also von Datenbanken, juristischer Recherche (69 Prozent), der elektronischen Signatur (60 Prozent) und Dokumentenmanagement-Funktionen (57 Prozent).
Das größte rasche Optimierungspotenzial besteht für die Befragten in der Einführung einer Zentralablage mit Dokumentenverwaltung (74 Prozent), der Dokumentenerstellung (71 Prozent) und Dokumentenanalyse (60 Prozent). Das klingt banal, ist es aber nicht. Der Unterschied zu vorherigen Befragungen ist, dass auch etwa die Hälfte der Befragten in den nächsten zwei Jahren in dazu passende Legal-Tech-Tools investieren werden/wollen. Hier ist also einiges in Bewegung.
10 Prozent planen keine Digitalisierungsaktivitäten
Im Vergleich zu Anwältinnen (17 Prozent) ist das Thema künstliche Intelligenz bei den Rechtsabteilungen aktuell nicht hoch im Kurs (3 Prozent). Und immerhin fast 10 Prozent planen keine Digitalisierungsaktivitäten.
Gefahren sehen die meisten in den Bereichen Datenschutz (56 Prozent), der Cyber-Kriminalität (43 Prozent) sowie in fehlendem Know-how (40 Prozent).
Wer verantwortet die digitale Transformation in der Rechtsabteilung? In 31 Prozent der Fälle ist dies die Abteilungsleitung und in 14 Prozent der Fälle eine andere Führungskraft oder eine abteilungsexterne Person.
Allerdings geben 43 Prozent der Befragten an, dass es eher keinen bzw. gar keinen klaren Plan für die digitale Transformation mit eindeutigen Umsetzungsschritten in ihrer Rechtsabteilung gibt.
Auch an die Mitarbeiterinnen werden derartige Schritte – sofern vorhanden – bisher (eher) nicht offengelegt und kommuniziert (46 Prozent). Das wird durch das relativ geringe Budget für Legal Tech Tools sichtbar: In 37 Prozent ist das Budget für Legal-Tech-Tools lediglich 0-2,5 Prozent vom Budget der Rechtsabteilung, in weiteren 34 Prozent der Fälle 2,6-10 Prozent. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch, dass es in sehr vielen Fällen - 54 Prozent - gar kein Budget für Legal-Tech-Tools gibt. Die konkrete Bereitschaft, für Legal-Tech-Tools Geld auszugeben, ist gemischt: 13 Prozent sind bereit, dafür mehr als 50.000 Euro auszugeben, weitere knapp 44 Prozent zwischen 1.000 und 10.000 Euro.
Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Zeitersparnis erhofft
Die meisten erwarteten bzw. erhofften sich durch den Einsatz von Legal Tech die Vereinfachung von Arbeitsabläufen (91 Prozent), Zeitersparnis (91 Prozent) und Effizienzsteigerung (89 Prozent).
37 Prozent der Befragten geben trotz recht hohen Digitalisierungswissens an, bei der Beurteilung der strategischen Assets der digitalen Transformation Hilfe zu brauchen.
Der digitalisierten Zukunft blickt der Großteil positiv entgegen und nennt zu 49 Prozent insbesondere die Anpassung ihrer Gesamtstrategie (49 Prozent) als notwendig, um das Potenzial der digitalen Transformation ausschöpfen zu können. In Anbetracht dieser Ergebnissen wird die Digitalisierungsreise noch spannend gestaltbar und ein Dialog zwischen Anwältin und Rechtabteilung jedenfalls gewinnbringend.
