Maria Ulmer wurde in einer Krisensituation zur Sektionschefin. Sie will die Digitalisierung im ganzen Land voranbringen – vor allem im Bereich des E-Governments soll Österreich internationaler Vorreiter werden. Damit das gelinge, sagt sie im Interview, müssten Bund, Länder und Gemeinden an einem Strang ziehen.

Frau Ulmer, als Sektionschefin sind Sie die "oberste Digitalisiererin" Österreichs. Was dürfen wir Bürgerinnen und Bürger uns in den nächsten zwei Jahren von Ihrer Sektion erwarten?

Ganz generell ist die Digitalisierung natürlich etwas, das fast alle Lebensbereiche der Menschen betrifft. Es ist unsere Aufgabe im Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW), diese Prozesse bestmöglich zu begleiten und zu unterstützen – auch dort, wo es keinen unmittelbaren Anknüpfungspunkt an die öffentliche Verwaltung gibt. Im unmittelbaren Bereich schaffen wir etwa bei der mobilen App "Digitales Amt" zusätzlich die Option einer Ausweisplattform. Die künftige PDF-Signatur erlaubt es Nutzerinnen und Nutzern des Digitalen Amtes, Dokumente mittels Handy-Signatur rechtsgültig digital zu unterzeichnen sowie digital signierte Dokumente auf ihre Gültigkeit zu überprüfen. Das signierte Dokument kann heruntergeladen, im E-Tresor abgelegt oder an das Service "Mein Postkorb" auf oesterreich.gv.at gesendet werden. Im Weiteren werden so viele bestehende Services von Behörden wie möglich über die Plattform oesterreich.gv.at für Bürgerinnen und Bürger angeboten – mit einer einmaligen Anmeldung. Sie sehen, wir orientieren uns stark an den Anforderungen unserer Userinnen und User und verfolgen auch weiterhin das Prinzip der Mobilität.

Welches Projekt genießt Anfang 2021 Ihre besondere Aufmerksamkeit?

Bei der Digitalisierung handelt es sich um ein besonders umfassendes Arbeitsgebiet, das eine gewisse Aufbauarbeit erfordert, aber auch eine Abhängigkeit zwischen Services mit sich bringt. Österreich soll sich bei der Digitalisierung und beim E-Government ins internationale Spitzenfeld vorarbeiten, dazu brauchen wir die besten Lösungen. Wir müssen unsere Projekte zielgerichtet und kooperativ vorantreiben, denn die volle Wirkung kann nur im guten Zusammenspiel der einzelnen Services entfaltet werden.

Vor welchen Herausforderungen steht Österreich aktuell bei der Digitalisierung in der Verwaltung?

Das lösungsorientierte Zusammenspiel zwischen Recht und Technik ist einer der wesentlichen Faktoren für Akzeptanz und Erfolg der Digitalisierung. In der Kooperation Bund-Länder-Städte-Gemeinden (BLSG) arbeiten wir alle zusammen, dort wird in regelmäßigen Sitzungen alles Notwendige wie gemeinsame Services oder benötigte Standards abgestimmt. Die Informationen finden sich dann für alle zugänglich auf einer eigenen Plattform. Wir bauen aber auch eine stärkere Kooperation auf Chief-Digital-Officer-Ebene mit den Bundesländern auf. Ich bin überzeugt davon, dass wir nur in enger Kooperation mit den Gebietskörperschaften zu guten Lösungen in der Digitalisierung kommen werden. Dieser kooperative Ansatz ist ein besonderes Anliegen von mir. Die Bundesrechenzentrum GmbH bietet eine Robotic Process Automation (RPA) an. Wir haben diese Lösung in meiner Sektion zur Unterstützung der Referentinnen und Referenten im Einsatz. Diese Art der Unterstützung ist für mich richtunggebend. Mir ist wichtig, unsere Teams von einfachsten Routinetätigkeiten zu entlasten, um Ressourcen für die eigentliche, also die inhaltliche Tätigkeit zu schaffen. Klar ist aber auch hier, dass der Mensch unverzichtbar ist und bleibt. Künstliche Intelligenz (KI) wird uns verstärkt dort unterstützen, wo Routinetätigkeiten gefragt sind, oder bei der Entscheidungsvorbereitung. KI ist für uns ein Werkzeug, die Entscheidung selbst ist und bleibt beim Menschen.

Was macht eine gute Sektionschefin aus?

Führen heißt für mich vor allem Verantwortung zu übernehmen und Vorbild zu sein. Dabei verstehe ich mich aber natürlich als Teil eines Teams. Aus meiner Erfahrung heraus weiß ich, dass große Herausforderungen nur im Team bewältigt werden können. Daher macht für mich eine gute Sektionschefin insbesondere die Fähigkeit aus, Teams den Freiraum für die notwendige Kreativität zu geben, sie für die Aufgaben zu begeistern und schlussendlich die erforderlichen Entscheidungen zu treffen. Glücklicherweise arbeiten in meiner Sektion sehr viele ausgezeichnete Menschen, die mich und letztlich die Bundesministerin hervorragend unterstützen. Wie bei allen Führungsaufgaben liegt der Schlüssel zum Erfolg in strukturierten Abläufen, sowohl organisatorisch als auch thematisch. Dabei nutze ich natürlich moderne und durch die Digitalisierung unterstützte Arbeitsformen und moderne Verwaltungstools. Beispielsweise ist es seit vielen Jahren möglich, Akten elektronisch und praktisch überall und jederzeit zu bearbeiten. Zusätzlich nutzen wir, als eine Folge des Corona-Shutdowns, Videokonferenzen noch deutlich stärker als früher.

Welche digitalen Tools entlasten Sie und Ihr Team bei der täglichen Arbeit?

Wir überprüfen verstärkt den Einsatz von Prozessautomatisierungen zur weiteren Unterstützung unserer Arbeit. Für mich als Juristin ist der intensive Austausch mit der Technik besonders spannend. Vieles ist technisch möglich, aber rechtlich noch nicht geregelt. Staatliches Handeln und die Verwaltung brauchen aber in einem Rechtsstaat eine rechtliche Grundlage. Es ist eine ebenso spannende wie herausfordernde Aufgabe, Technologien wie zum Beispiel KI bestmöglich und zum Nutzen aller in Verwaltungsabläufe zu implementieren und dabei die Grund- und Freiheitsrechte ebenso vollständig zu wahren, wie dafür Sorge zu tragen, dass die rechtlichen Grundlagen und die Durchführungsbestimmungen einfach, verständlich und praktikabel ausgestaltet werden.

Die Verwaltung ermutigt Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft zum Einbringen von Ideen und Feedback sowie zur Mitwirkung in der Gestaltung des Verwaltungshandelns. Wie groß ist hier das Interesse? Wie kann man die Interaktion verbessern?

Das beste Beispiel für die Einbindung und die Wichtigkeit von Bürgerinnen und Bürgern in Entstehungsprozesse von Maßnahmen zur Verwaltungsmodernisierung ist die Entwicklungsgeschichte von oesterreich.gv.at und der mobilen App "Digitales Amt": Hier haben eigene Bürgerinnen- und Bürgerkonferenzen stattgefunden, um gemeinsam das Aussehen und die Handhabung mitzubestimmen. Zur Weiterentwicklung des Unternehmensserviceportals (USP) setzen wir Soundingboards als Gremien ein, um die Bedürfnisse der Wirtschaft einfließen zu lassen. Darüber hinaus freuen wir uns jederzeit über Feedback!

Die österreichische Verwaltung gilt als Vorreiter bei der internationalen Positionierung erfolgreicher E-Government-Lösungen. Inwieweit ist Österreich beratend in anderen Ländern, auch in der EU, tätig?

Positiv ist, dass Covid-19 nichts an unserer guten Vernetzung und an unserem pro-europäischen Zugang geändert hat. Es ist vielmehr so, dass wir selbstverständlich im intensiven Austausch mit den EU-Institutionen selbst stehen, aber auch bilaterale Kontakte weiterhin sehr hochhalten. Auch auf Ebene der einzelnen internationalen Projekte geht die Arbeit ungehindert voran. So werden derzeit beispielsweise fundamentale Arbeiten zum Single Digital Gateway getroffen. Die Arbeitsgruppen dazu finden laufend statt und haben sich mit Videokonferenzen sehr gut auf die neue Situation eingestellt.

Ein großes Thema in der Digitalisierung ist die Künstliche Intelligenz. Wird diese bereits in der Verwaltung eingesetzt?

Hier ist etwa der Einsatz der elektronischen Verwaltungsassistentin namens Mona auf oesterreich.gv.at sowie auf dem Unternehmensserviceportal USP zu nennen. Mona ist als Chatbot ein auf Text basierendes Dialogsystem, das einen schriftlichen Austausch in natürlicher Sprache mit einem technischen System ermöglicht. Gespeist wird es aus einer Vielzahl von internen und externen Quellen, die Inhalte werden laufend aktualisiert.

Im Auftrag des BMDW wurde kürzlich eine Studie zu den Auswirkungen der Digitalisierung auf Österreichs Wirtschaft verfasst – was sind die Erkenntnisse?

Jeder in die Digitalisierung investierte Euro wirkt doppelt. Denn Investitionen von einer Milliarde Euro in die Digitalisierung aktivieren weitere 1,2 Milliarden Euro in der gesamten Wirtschaft. So schafft Digitalisierung 20.000 neue Jobs und bis zu 3,6 Milliarden Euro pro Jahr an zusätzlicher Wertschöpfung in Österreich.