Ordnungscoach Birgit Holcik: "Stapel sind der Feind des Schreibtisches."
Wien. Das benutzte Kaffeehäferl steht neben der Computermaus, und ausgedruckte Zettel, alte Zeitschriften und Aktenordner sind über die gesamte Schreibtischoberfläche verstreut. Wenn im Büro das Chaos herrscht, dauert das Suchen nach Unterlagen länger - und gleichzeitig macht es keinen guten Eindruck auf Kunden und Arbeitgeber, sagt Ordnungscoach Birgit Holcik.
"Ein Mitarbeiter mit einem aufgeräumten Schreibtisch wirkt organisiert", ist die ehemalige Kindergärtnerin überzeugt, die sich im Dezember 2012 als Ordnungscoach selbständig gemacht hat. Der Firmenname monk4you soll an die Fernsehserie "Monk" erinnern, mit deren Hauptdarsteller sie den Sinn für Ordnung und Sauberkeit gemeinsam hat.
Die häufigsten Gründe für Unordnung sind, dass Mitarbeiter zu bequem zum Zusammenräumen sind - oder dass sie noch kein für sie geeignetes Ordnungssystem gefunden haben. "Auf einem Foto wird einem das Chaos viel bewusster", sagt Holcik. Beim Aufräumen muss der Schreibtisch komplett geleert werden, bevor die Unterlagen in ein System gebracht und eingeordnet werden.
Kein Essen am Schreibtisch
Eine der wichtigsten Regeln für Ordnung am Schreibtisch lautet: "Keine Stapel!", sagt Holcik. "Stapel sind der Feind des Schreibtisches, denn sie gehen schnell in die Höhe und es verstecken sich wichtige Unterlagen darin."
Aktenordner oder Boxen sorgen für den Überblick. Holcik rät, eine Ablagebox mit höchstens drei Fächern zu machen - etwa für Unterlagen, die möglichst schnell bearbeitet und solche, die eingeordnet werden müssen. Diese Ablage sollte genauso wie der Schreibtisch idealerweise täglich, zumindest aber jede Woche zusammengeräumt werden.
Damit erst gar nicht so viel Papier am Schreibtisch landet, sollte vor dem Ausdrucken überlegt werden, ob der Zettel mehrmals benötigt wird oder ob es reicht, etwas elektronisch durchzulesen.
Nichts am Schreibtisch verloren haben Fachbücher und -zeitschriften, die sollten in ein Bücherregal gestellt werden. Auf dem Schreibtisch bleiben dürfen PC/Laptop, Telefon, Kalender, eine Ablagebox und ein Schreibgerät sowie - wenn gewünscht - ein Foto von den Kindern oder dem Partner. Ordner, die häufig benutzt werden, sollten in Griffweite sein. Um sich im Büro wohlzufühlen, sollte der Schreibtisch auf einem Platz stehen, wo genug Licht vorhanden ist.
Tabu ist für Holcik, Essen am Schreibtisch stehenzulassen: "Das ist nicht appetitlich und wirkt, wie wenn der Mitarbeiter Pause macht." Die Schokolade fürs Büro sollte daher lieber in einer Lade verstaut werden.