Online-Formulare sind der Anfang: von Antrag bis Zustellung alles elektronisch.
Wien. Sparen heißt es in der Verwaltung - vor dem Hintergrund der geplanten Gemeindefusionen in der Steiermark bevorzugen Österreichs Bürgermeister und Amtsleiter allerdings eine intensivere Kooperation gegenüber einer Zusammenlegung. Nur 23 Prozent der Befragten in den Gemeindeämtern sehen Vorteile in einer Gemeindefusion, während 85 Prozent einer intensiven Kooperation zustimmen würden. Das hat eine Umfrage der Kommunalberatungsfirma Communal Consult unter mehr als 1000 Bürgermeistern und Amtsleitern ergeben.
Von den Befragten sehen rund drei Viertel Steigerungspotenzial bei der Effizienz von E-Government-Anwendungen. Bei der Effizienzsteigerung in den Gemeindestuben geht es derzeit vor allem darum, Medienbrüche zu vermeiden, sagt Arno Abler, ehemaliger Bürgermeister von Wörgl in Tirol und Chef der Beratungsfirma Communal Consult: "Der Schwerpunkt bei Effizienzsteigerungen liegt derzeit im Back Office. Gemeinden stehen dabei vor gravierenden Herausforderungen." Ziel sei es, dass vom Antrag bis zur Zustellung alles elektronisch erledigt wird - und Daten nicht mehr eingetippt werden müssen, sondern automatisch ins IT-System der Gemeinde übernommen werden.
Der nächste Schritt sei die interkommunale Kommunikation: Wenn für ein Bauverfahren in einer Gemeinde die Spezialisten fehlen, könne ein Teil des Genehmigungsverfahrens gegen einen Kostenbeitrag an eine andere Gemeinde ausgelagert werden. "Das ist bereits theoretisch möglich, aber wird in der Praxis noch nicht umgesetzt", sagt Abler.
Die Hälfte der Gemeinden bietet Online-Formulare an
Zwar verfügen mittlerweile praktisch alle österreichischen Kommunen über eine eigene Website. Erst die Hälfte der Gemeinden bietet jedoch Online-Formulare an, die nicht nur heruntergeladen, sondern auch ausgefüllt online an die Gemeinde geschickt werden können. 15 Prozent bereiten sich derzeit auf die Einführung von Internet-Formularen vor. Wichtige Unterstützung bieten laut Abler die Formulare des zentralen E-Government-Portals help.gv.at, die in den Webauftritt von Gemeinden integriert werden können. Ab Februar können auch Informationen des Gesundheitsministeriums syndiziert werden (siehe Artikel unten).
Der elektronische Akt (Elak) zur vollelektronischen Verwaltung, die Amtssignatur und die duale Zustellung werden eher in größeren Gemeinden verwendet. Durchschnittlich 15 Prozent nutzen den elektronischen Akt, 16 Prozent die Amtssignatur und elf Prozent die duale Zustellung.
"Für eine Übertragung ohne Medienbrüche gibt es nicht ein Softwareprogramm, sondern mehrere Module", sagt Abler. Als Vorbild nennt er das Projekt "Tirol 2.0" mit dem Ziel, dass die Gemeinden über ein durchgängiges, kundenorientiertes E-Government-System verfügen, das mit dem des Landes vernetzt ist.
Mit ein bis zwei Klicks zu Infos auf der Website
Als Service für Bürger spielt die Gemeinde-Website eine bedeutende Rolle. "Wichtig ist, dass man sich vorher eine gute Struktur überlegt, damit die Bürger wirklich mit ein bis zwei Klicks alle Informationen finden", sagt Mario Körbler, Geschäftsführer der Webagentur Körbler. Ansprechpartner in der Gemeinde sollten auf der Website mit ihrer Zuständigkeit, E-Mail und Telefonnummer zu finden sein. Zudem müssen kommunale Websites barrierefrei sein. Für die Erstellung einer Website ist laut Körbler mit Kosten zwischen 2000 und 8000 Euro zu rechnen. Nach einer Einschulung kann die Seite von der Gemeinde selbst betreut und aktuell gehalten werden.
Hilfreich seien auch Werkzeuge wie "Gemeinde SMS", sagt Körbler: "Damit können alle Bürger per Knopfdruck per SMS über wichtige Veranstaltungen und Termine benachrichtigt werden - etwa, wenn wie Mülltonne wieder rauszustellen ist."
Für eine Präsenz in Social Media hingegen "fehlen in vielen Gemeinden die Kapazitäten und das Know-how", sagt Abler. "Die Gemeinde sollte unbedingt jemanden intern bestimmen, der mindestens einmal pro Woche auch die Facebook-Seite aktuell hält", rät Körbler. Dort sollten wichtige Termine und Wetterwarnungen gepostet werden. Außerdem können Bürger um Vorschläge gefragt werden - etwa, wie der neue Spielplatz gestaltet werden soll.
In Zukunft wird auch Elektronische Demokratie und Wählen über das Internet wichtig werden, erwartet Abler. "Derzeit ist das aber rechtlich und technisch noch nicht möglich."